Tổ chức và định biên nhân sự theo quy mô sản xuất kinh doanh

31/1/2024

Setup hệ thống và quản trị nhân sự đồng bộ, bài bản là một chuyên đề rất mới mẻ trong chương trình CEO Thực chiến V05. Chuyên gia Vũ Long sẽ đặt ra những câu chuyện có lẽ ở Việt Nam chưa được nhiều người đề cập đến. Trình tự nội dung của chuyên đề Setup hệ thống và quản trị nhân sự có 6 nội dung:

Quản trị nhân sự - marketing nội bộ: quan điểm từ Chuyên gia Vũ Long, “doanh nghiệp đang mải miết đi marketing để bán hàng ra bên ngoài mà nhưng rất ít quan tâm đến marketing nội bộ. Doanh nghiệp chỉ mải miết tìm kiếm, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp mà không hình thành data (dữ liệu) tuyển dụng cho doanh nghiệp của mình, để khi cần tuyển dụng nhân sự sẽ có sẵn nguồn dữ liệu để khai thác. Hay cơ chế chính sách và các hoạt động lãnh đạo, văn hóa hiện thời tại các doanh nghiệp chưa được chú trọng, dẫn đến việc còn “loay hoay” và gặp nhiều khó khăn.
Môi trường công ty: thế nào là một môi trường công ty tốt và bền vững. Nếu xác định quản trị nhân sự là chuyện của marketing nội bộ, cần phải có nền tảng - chính là môi trường công ty.
Động lực và áp lực với nhân viên: cùng nhận diện động lực và áp lực với nhân viên. Động lực có thể giải quyết sớm, bằng cơ chế chính sách, cần phải giải quyết từ sâu thẳm tâm tư tình cảm của người lao động, bằng cách nào khơi thông được động lực.
Mô hình thu nhập tối ưu và đồng bộ: đề cập đến lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ, bảo hiểm, đào tạo,... nhưng phải đồng bộ với mô hình tổ chức, với kế hoạch tài chính kinh doanh của công ty. Không phải đồng bộ là xây dựng tài liệu tròn trịa, xây dựng quy trình lớp lang, mà là đồng bộ ở phạm vi tổ chức (chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, mô hình tài chính, mô hình kinh doanh và quy mô kinh doanh hàng năm). Từ quy mô kinh doanh hàng năm hình thành mô hình tài chính mới ra được ngân sách lương thưởng. Lương cao hay thấp còn phụ thuộc vào bối cảnh thị trường và mô hình tài chính hàng năm.
Cơ chế và quy chế nhân sự tiền lương: nhận diện được từ mô hình thu nhập, tiến hành xây dựng cơ chế chi trả lương, cơ chế đánh giá, cơ chế chi trả thưởng, cơ chế động viên thúc đẩy nhân sự,... nhưng phải cụ thể hóa bằng tài liệu chi tiết như quy trình tuyển dụng, quy chế nhân sự tiền lương để giải thích tường minh cấu trúc thu nhập nhân sự chi tiết như nào.
Tuyển dụng, giáo dục, đào tạo nhân sự: thông thường theo thông lệ thị trường hiện nay cùng với các bài học có thể tham khảo trên mạng, thường chỉ đề cập đến việc đào tạo nhân sự mà không đề cập đến việc giáo dục nhân sự. Tuy nhiên, càng ngày động lực về mặt tinh thần, thái độ tiếp cận với công việc ở thị trường lao động hiện nay đang bị bào mòn, xuống cấp. Ở một số vùng miền, lứa tuổi đang bị xuống cấp trầm trọng do những tác động từ mạng xã hội, những status (trạng thái) không chuẩn mực, những hoạt động kêu gọi,... nên doanh nghiệp cần nghiêm túc đặt ra vấn đề không chỉ đào tạo nhân sự mà còn phải giáo dục. Giáo dục và đào tạo nhân sự là hai việc khác nhau. Đào tạo là training, coaching, thúc đẩy giúp nhân sự đạt năng suất cao, nhưng kỹ năng, nghiệp vụ, chuyên môn của nhân sự không có giá trị khi tư duy, tư tưởng của nhân sự chưa thông, nên cần có giáo dục. Giáo dục dựa trên nền tảng của môi trường công ty, môi trường công ty dựa trên quan điểm quản trị nhân sự là marketing nội bộ. Các việc này có mối liên hệ chặt chẽ thành một bộ Setup hệ thống và quản trị nhân sự đồng bộ, bài bản.

Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc, định biên nhân sự:

Mô hình marketing nội bộ: bao gồm 8 thành phần đã rất quen thuộc, được Chuyên gia Vũ Long tổng hợp lại thành một mô hình giúp chủ doanh nghiệp làm căn cứ để soi chiếu lại việc tổ chức và quản trị tại công ty mình đã đạt được bao nhiêu phần trong 8 phần của mô hình marketing nội bộ.

Đối tượng của mô hình marketing nội bộ chính là đội ngũ nhân sự. Trong quản trị nhân sự tại doanh nghiệp, thông điệp và kết quả mong muốn lớn nhất mà công ty cần hướng đến là HIỆP ĐỒNG LAO ĐỘNG. Hiệp đồng lao động là toàn thể đội ngũ “nhất tâm nhất lực”, phối hợp với nhau hướng đến mục tiêu của công ty, cùng nhau chia sẻ công việc, giúp đỡ lẫn nhau, làm một cách hăng say, đạt được hiệu quả tốt, làm việc vui vẻ, mỗi một ngày đi làm đều muốn ngày mai đi làm nữa, coi công ty là nơi đến là có niềm vui, là nơi khẳng định được năng lực của bản thân,... Hiệp đồng lao động không phải hợp đồng lao động, hợp đồng lao động chỉ là thủ tục về mặt hành chính nhân sự, còn hiệp đồng lao động là đội ngũ nhân sự phối hợp với nhau theo cơ chế chính sách và dòng chảy thông suốt. Để hiệp đồng lao động cần 2 phần:

Cơ chế
Tinh thần của nhân sự: được dung dưỡng bởi môi trường và văn hóa công ty.

Có rất nhiều tình huống và nhiều chuyện xảy tra trong doanh nghiệp, nếu chỉ dùng các chế tài, quy định để áp dụng sẽ không xứ lý được. Ví dụ: Ở nhiều doanh nghiệp có quy định, quy chế: đi làm phải chấm công, phải đi làm đúng giờ nhưng nhân sự vẫn đi làm muộn. Cũng đặt ra các quy định phải lập kế hoạch, báo cáo hoặc các quy định khác nhưng nhân sự vẫn không tuân thủ hoặc tuân thủ nhưng không tự nguyện, đôi khi chỉ làm chống chế. Nhiều doanh nghiệp đã triển khai hệ thống BSC và KPI, nhưng nhân sự coi KPI như một đòn hù dọa của doanh nghiệp với họ. Nhân sự sẵn sàng nói không với KPI, bỏ thưởng KPI,... Trong nhiều cuộc phỏng vấn ban đầu để tuyển dụng nhân sự, một số ứng viên đã hỏi xem công ty có đang áp dụng KPI hay không và từ chối nếu có. Vì có thể họ đã hiểu sai về KPI hoặc doanh nghiệp cũng đang hiểu sai về phương thức chấm và đánh giá KPI. Hoặc họ đã quá ngán ngẩm hoạt động hành chính hóa hoạt động đánh giá, kết quả nhân viên thông qua KPI.

Vậy, chủ doanh nghiệp và nhân sự cấp trung cần phải “hóa giải” được bài toán này. Để “hóa giải” được bài toán này phải nhìn nhận toàn thể sơ đồ, mô hình marketing nội bộ sau đây:

Phần thứ 1 trong marketing nội bộ là tổ chức và định biên nhân sự:
Tổ chức: Xây dựng tổ chức công ty, xây dựng sơ đồ tổ chức hay mô hình tổ chức công ty đã được hướng dẫn ở chuyên đề 2 (Tổ chức vận hành, lãnh đạo và văn hóa doanh nghiệp), về việc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty bám theo chuỗi giá trị vận hành của công ty. Từ việc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty, xác lập được chức năng nhiệm vụ đạt được sự tường minh. Để xây dựng được bộ chức năng nhiệm vụ đạt được sự tường minh cần nói đến tâm lý quản trị. Ở vai trò quản trị và quản lý, các chủ doanh nghiệp thường có xu hướng phòng thủ, sợ sai, sợ lỗi, sợ bị thất thoát nên hay có tâm lý “CÀI CẮM”, hoặc “GÀI” phòng ban này với phòng ban khác, hoặc đặt ra những quy định yêu cầu phải phối hợp nội bộ - hồ sơ chứng từ, quy trình phê duyệt “chạy vòng” từ phòng này qua phòng khác,... vì không tự tin, thiếu niềm tin nhân sự. Quan điểm quản trị nhân sự, nếu không tin thì không nên dùng, đã dùng thì nên tin, tin trong phạm vi tin đến đâu giao việc đến đó. Cùng với tâm lý phòng thủ, chủ doanh nghiệp có xu hướng “CÀI CẮM” nhân sự kiểm soát phòng ban, đưa ra các quy trình yêu cầu phối hợp liên phòng ban,... không hoàn toàn mang lại sự an toàn cho doanh nghiệp, hay mong muốn kiểm soát cho chủ doanh nghiệp mà chỉ mang lại sự rắc rối, đôi khi còn làm đình chệ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. TƯỜNG MINH có nghĩa là doanh nghiệp phải tạo ra các luồng công việc thông suốt, mỗi luồng công việc thông suốt được gọi là một TIẾN TRÌNH. Trong một tiến trình có thể cắt ra làm nhiều phân đoạn, mỗi phân đoạn cần một quy trình nếu doanh nghiệp muốn áp dụng quy trình, nhưng phải đảm bảo:
Ví dụ: khối kinh doanh và bán hàng phải chịu trách nhiệm toàn diện về việc khởi tạo hồ sơ, thực hiện hồ sơ, chứng từ giao dịch và kiện toàn hoàn thiện cho đến khi đạt kết quả đúng với yêu cầu quy định của công ty. Sau đó tiến hành chuyển giao sang cho bộ phận kế toán, thanh toán, trình lên ban giám đốc,... tránh trưởng hợp khởi tạo chứng từ ở một phòng ban nhưng phê duyệt phải “chạy” qua tất cả các phòng ban khác, hoặc ban giám đốc bố trí trợ lý, thư ký rà soát lại hồ sơ trước khi ký duyệt,... cách làm này đang “bó chân” nhân sự cấp trung và các nhân sự có năng lực lại, sẽ không làm nổi công việc,... cách tốt nhất là tạo ra luồng công việc thông suốt và TRAO QUYỀN.

Lời khuyên: Ở thời kỳ đầu nhân sự làm sai, nếu chủ doanh nghiệp không dám chấp nhận sự sai sót thời kỳ đầu, vĩnh viễn chủ doanh nghiệp sẽ phải “chạy theo” nhân sự để kiểm soát, kiểm tra, xử lý sự vụ,... Nếu muốn giảm bớt, để bản thân NHÀN hơn, có thời gian, không gian, đầu óc để nghĩ đến các câu chuyện về chiến lược, về tổ chức, cơ hội kinh doanh, xây dựng quan hệ đối tác chiến lược,... phải dành việc quản lý này cho nhân sự cấp trung, nhân sự cấp trung phải dành việc giải quyết công việc, sự việc cho nhân sự cấp dưới. Cách thức này gọi là tường minh. Khi làm tốt được việc này, lồng thêm sự hướng dẫn từng bước của luồng công việc, doanh nghiệp có thể không cần xây dựng bản mô tả công việc, giảm bớt được quy trình tài liệu quản lý. Một công ty tốt được đánh dấu bằng số lượng các quy trình, tài liệu biểu mẫu ít, ngắn gọn và xúc tích.

Chức năng nhiệm vụ ảnh hưởng đến một key rất quan trọng trong câu chuyện quản trị nói chung và quản trị nhân sự nói riêng trong doanh nghiệp, gọi là hiệu lực ra quyết định. Khi công ty bắt đầu một kế hoạch, một chiến dịch được phát ra, mà nhân sự được trao quyền họ tự xây dựng kế hoạch hành động và CHIẾN ĐẤU, thì hiệu lực ra quyết định này rất tốt, nếu không họ sẽ làm việc theo kiểu “bèo dạt mây trôi”, sinh ra tư tưởng làm được thì làm hay không làm được không quan trọng, hay nhân sự làm việc hăng hái quá còn bị nhân sự khác trách móc “làm thế thôi, làm tốt cũng vậy, không làm tốt cũng vậy”,... tình trạng này rất nguy hiểm, tạo ra một hệ thống kéo công ty lùi lại.

Tổ chức nhân sự kết hợp với quy mô kinh doanh: đối với doanh nghiệp sản xuất là công suất của nhà máy; đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại dịch vụ là quy mô doanh thu / giá trị hợp đồng hoặc đơn hàng sẽ biết được tổng giao dịch dự kiến trong năm. Tổng giao dịch bao gồm: tổng giao địch đầu ra, tổng giao dịch đầu vào. Và với mỗi giao dịch cần làm bao nhiêu tác vụ, nghiệp vụ, tài liệu, chứng từ hóa đơn,... với số lượng như vậy công ty cần bao nhiêu nhân sự ở từng phòng ban bộ phận gọi là định biên nhân sự. Căn cứ vào việc xác định khối lượng công việc tính tương đối từ 6-8 giờ làm việc mỗi ngày, sẽ xác lập được thông số định biên một cách tương đối. Những doanh nghiệp đang hoạt động, đã có đội ngũ nhân sự muốn tái cấu trúc và sắp xếp lại, cùng với định biên theo quy mô kinh doanh cần kết hợp với bài toán của tính nhân văn để thực hiện sắp xếp bố trí lại công việc. Nếu quy mô kinh doanh công ty giảm, gặp khó khăn tài chính nên ưu tiên trao đổi thẳng để giảm thời gian làm việc, luân chuyển công việc khác, tệ lắm mới đi tới việc sa thải. Tư duy quản trị của chủ doanh nghiệp phải như vậy!

Ví dụ minh họa: doanh nghiệp mà thầu có quy mô kinh doanh hàng năm 500 tỷ, quy mô nhân sự cần xác lập để phù hợp phải dựa trên khối lượng thi công xây lắp, hoặc các công việc của gói thầu mà doanh nghiệp cung cấp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh bất động sản có quy mô kinh doanh 500 tỷ thì phải dựa trên bao nhiêu sản phẩm là đất nền. Hay cùng quy mô kinh doanh đó với đơn vị kinh doanh bán lẻ, cần một lượng nhân sự rất khủng,... nên câu hỏi “với quy mô kinh doanh này cần bao nhiêu nhân sự” là câu hỏi không có câu trả lời. Doanh nghiệp cần phân tích tiếp giá trị đơn hàng bình quân. Nếu doanh nghiệp bán B2B, trình tự thủ tục nhiều (từ báo giá, biên bản hoặc thỏa thuận tiền đề, hợp đồng, đặt hàng hàng tháng, biên bản giao nhận, bàn giao, thanh toán, đối soát công nợ, xử lý khiếu nại sau giao hàng,...) số lượng giao dịch nhiều, cần bố trí nhân sự tương ứng.

Từ phân tích ở ví dụ minh họa trên với tất cả các khía cạnh, ngành hàng, phương thức bán, để các chủ doanh nghiệp có được sự hiểu biết sâu sắc, tự biết được doanh nghiệp đang thừa hay thiếu người thay vì đi hỏi người khác, chủ doanh nghiệp nên tự biết.

______________________________
Biên tập: Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Quản trị nhân sự đồng bộ và bài bản trên Giamdoc.net

0 Comments

Hệ thống cơ sở học liệu quản trị vận hành doanh nghiệp