Quản trị nhân sự bài bản: Môi trường công ty và đội ngũ nhân sự

Môi trường tốt có phải là có cơ sở vật chất tốt, phương tiện và điều kiện làm việc tốt? Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc tốt cho nhân viên? 

Trước hết, CEO | Chủ doanh nghiệp cần nắm rõ về nguyên lý – nguyên tắc – tư duy về mặt quản trị hệ thống nhân sự tiền lương.

Phần này mang tính chất thống nhất quản trị, vì chỉ khi thống nhất mới thực hiện được công việc của mình.

I. Một số thực trạng trong việc quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp

    1.  Thực trạng thứ 1: là nhân sự không ổn định, đây là tình trạng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay. Tình trạng nhân sự không ổn định là do một số nguyên nhân như: do công tác tuyển quá gấp gáp quá vội vã cũng có một số trường hợp đã tuyển xong và bố trí công việc xong nhưng chỉ một thời gian rồi nhân sự nghỉ.
    2.  Thực trạng thứ 2: Nhân sự thụ động và không chủ động, không có tính cống hiến trong công việc.
    3.  Thực trạng thứ 3: Các phòng ban bộ phận không hỗ trợ phối hợp với nhau, đổ lỗi cho nhau. Đây là ba thực trạng phổ biến nhất trong hoạt động quản trị doanh nghiệp SME (vừa và nhỏ) tại Việt Nam. Các doanh nghiệp đang lúng túng trong việc xử lý bài toán quản trị nhân sự bài bản.

II. Giải quyết thực trạng trên

​Nguyên tắc quản trị là đưa ra các phương pháp và cụ thể hóa bằng các công cụ, tài liệu, biểu mẫu, quy chế, quy trình làm thế nào để giải quyết được các thực trạng trên.

1. Thông điệp về mặt quản trị nhân sự bài bản quan trọng:

​Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại ngày nay, sự khác biệt hoặc năng lực về mặt kỹ thuật sản phẩm dịch vụ không còn chênh nhau nhiều, với hệ thống thông tin mạnh mẽ cùng với sự phát triển về công nghệ,… Chúng ta có đưa ra sản phẩm mới thì cũng rất nhanh có người làm được theo thậm chí làm sau còn rút kinh nghiệm làm tốt hơn làm trước.
Chương trình bán hàng chúng ta đưa ra hấp dẫn như thế nào thì đối thủ cũng đưa ra chương trình bán hàng tương tự như vậy. Bây giờ tính phẳng hay còn gọi là mức độ chênh lệch về dịch vụ không còn nhiều. 
Vậy tựu chung lại có hai động lực nếu Doanh nghiệp nào làm được thì Doanh nghiệp đấy có lợi thế trong kinh doanh. Hai động lực đưa doanh nghiệp phát triển vượt trội hơn đó là:

• Động lực thứ 1 là đội ngũ nhân sự: Cần phải phát triển, đào tạo tốt đội ngũ nhân sự của Doanh nghiệp. Để làm được thì cần một số yếu tố:

         - Định biên nhân sự,
         - Tiêu chuẩn nhân sự,
         - Kỹ năng nhân sự,...

• Động lực thứ 2 là tốc độ: Tăng tốc độ ở mọi khâu, mọi việc: Tăng tốc độ làm hàng, tăng tốc độ giao hàng, tăng tốc độ xử lý hồ sơ chứng từ, tăng tốc độ ra quyết định, tăng tốc độ luân chuyển tiền,… Để giải quyết được bài toán tăng tốc độ thì Doanh nghiệp cần phải có cơ chế vận hành doanh nghiệp bài bản, tính tổ chức, phân công, phân nhiệm trong doanh nghiệp và hướng đến chuyện đơn giản và đơn cấp trong công việc thì mới tăng được tốc độ. Vậy tăng tốc độ là tăng tốc độ vận hành bộ máy doanh nghiệp, sự tương tác và phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận nhân sự với nhau thì mới tăng được tốc độ chung cho toàn công ty.

Hai động lực này được gọi là động lực phát triển, ngày nay khi yếu tố cạnh tranh khác mờ nhạt đi thì doanh nghiệp cần phải tập trung chủ yếu vào hai động lực trên để khai phá.

2. Thông điệp về “Hiệp đồng lao động”: 

Để xây dựng được đội ngũ nhân sự thì doanh nghiệp phải hướng tới “Hiệp đồng lao động”, biểu hiện của “ Hiệp đồng lao động” là:

• Sự sẵn sàng của đội ngũ, của nhân sự.
• Tính phối nhịp nhàng, và không đổ lỗi cho nhau.
• Tính tự giác của nhân sự.

Để làm được các điều trên thì doanh nghiệp cần phải xây dựng cơ chế vận hành doanh nghiệp bài bản: Cần xây dựng cơ chế áp dụng riêng cho khách hàng, cơ chế áp dụng riêng đối với nhà cung cấp, áp dụng đối với nhân viên. Nếu không rõ ràng được cơ chế, không minh bạch được cơ chế thì doanh nghiệp không thể thay đổi được hành vi của người lao động. Tóm lại muốn đề cập đến được “Hiệp đồng lao động” thì phải xây dựng được bộ máy và cơ chế vận hành doanh nghiệp bài bản để nhân sự có thể tự thay đổi hành vi. Đây là vấn đề mấu chốt nhất, nếu giải quyết được vấn đề này thì câu chuyện về quản trị nhân sự bài bản sẽ được giải quyết.

3. Mô hình về Hiệp đồng lao động:

Điều kiện để xây dựng một đội ngũ nhân sự ổn định trong Công ty:
1.     Yếu tố môi trường Công ty:  Người lao động cần có một môi trường làm việc tốt và an toàn thì phải có gồm 5 yếu tố sau:
·        Định hướng và chiến lược của Công ty: Nếu doanh nghiệp không hoạch định được cụ thể chiến lược thì cũng phải có định hướng tương đối rõ ràng và phải được truyền thông chỉ dẫn xuống tới từng phòng ban bộ phận để toàn bộ nhân viên cùng nắm được.
·        Tổ chức, phân nhiệm tường minh: Tổ chức bao gồm: Sơ đồ tổ chức – Chức năng nhiệm vụ - Cơ chế vận hành. Phải xây dựng được bản phân công công việc, chức năng nhiệm vụ chi tiết đến từng vị trí phòng ban bộ phận để làm cơ sở trao quyền và giao khoán cho nhân sự cấp trung.
·        Hệ thống thông tin: Quy trình -  biểu mẫu – công cụ (phương tiện làm việc): Bao gồm thông tin kinh doanh, thông tin tài chính kế toán, hệ thống kế hoạch biểu mẫu, quy trình, công cụ phần mềm,…
·        Quyết định: Quá trình ra quyết định bao hàm mọi quyết định kinh doanh phải dựa trên con số, dựa trên kế hoạch, sự hoạch định, báo cáo và hạn chế một cách tối thiểu khi ra quyết định một cách chóng vánh dựa trên cảm xúc hay phụ thuộc vào cảm xúc của chính mình.
·        Đội ngũ nhân sự: Doanh nghiệp tập hợp đủ năm yếu tố trên thì đã có một môi trường tốt để dung dưỡng nhân viên và khai thác hiệu quả sử dụng nhân sự, thúc đẩy và phát triển đội ngũ nhân viên.
 
Nếu có đủ 5 yếu tố này, doanh nghiệp đã có được một môi trường làm việc tốt! Môi trường làm việc tốt không chỉ là có cơ sở vật chất và phương tiện làm việc đầy đủ mà cần hội tụ đủ 5 yếu tố đã trình bày ở trên.

_____________________________

Biên tập: Nguyễn Thị Thu Hằng
Media: Trần Đình Sơn
Kiểm duyệt nội dung: Bích Ngọc, Đỗ Huyền
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa học CEO thực chiến 2022