Tổ chức công tác hạch toán kế toán - Hồ sơ nghiệp vụ bán hàng

Trong công tác kế toán, khi thay đổi nhân sự hoặc luân chuyển vị trí, dẫn tới công tác kế toán của doanh nghiệp bị thay đổi. Điều này không tốt cho hoạt động quản trị doanh nghiệp. 
Doanh nghiệp cần chuẩn bị một hệ thống kế hoạch tài chính kinh doanh để vận hành, chủ động chuẩn bị trước các nguồn lực, lường trước các  rủi ro đưa ra các quyết định điều hành ở từng thời điểm cụ thể.
Quy chuẩn lại công tác kế toán của doanh nghiệp để có sự truyền thông, đào  tạo trong nội bộ, sự phối hợp hồ sơ và sự hiểu biết chung về nghiệp  vụ, tiêu chuẩn chứng từ để phối hợp công việc cho tốt => Công tác hạch toán kế toán, báo cáo số liệu phục vụ hoạch định tài chính sẽ tốt hơn.

3 nội dung chính trong công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp:

1. Chuẩn hóa hồ sơ, tổ chức nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp
2. Hướng dẫn sử dụng biểu mẫu kế hoạch tài chính kinh doanh: mục tiêu công ty, kế hoạch bán - mua, kế hoạch sản xuất/xây lắp, kế hoạch đầu tư mua sắm, chi phí nhân công, chi phí hoạt động công ty, dự kiến kết quả lỗ lãi, phân tích hòa vốn.
3. Quy tụ các nội dung quan trọng, đưa vào văn bản hóa, quy chế hóa => Quy chế tài chính công ty

1. Chuẩn hóa hồ sơ, tổ chức nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp

• Tổ chức bộ máy kế toán: nhân sự, chức năng nhiệm vụ
• Quy chuẩn công tác kế toán: hồ sơ nghiệp vụ và phương pháp kiểm soát kết quả.      

Tổ chức bộ máy kế toán: nhân sự, chức năng nhiệm vụ
Cần thay đổi góc nhìn về chức năng nhiệm vụ của bộ phận kế toán, nhân sự kế toán. Nhất là doanh nghiệp có quy mô lớn, có chỉ định người phụ trách công tác kế toán hoặc kế toán trưởng cần nhớ rằng: công việc và phận sự của kế toán không đơn giản là việc tập hợp hồ sơ chứng từ để hạch toán. Mà phải tham gia vào hoạt động quản trị doanh nghiệp - quản trị chi phí và hiệu quả sử dụng tài chính. 
Quản trị chi phí bao gồm:

• Phải tính toán được tính cân đối của cơ cấu tài chính.
• Lập kế hoạch doanh thu - chi phí - lợi nhuận.
• Kiểm soát tất cả định mức trên từng chứng từ phát sinh và từng nghiệp vụ hạch toán.

Đây là nội dung từ trước tới nay hoạt động quản trị doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ) bị bỏ ngỏ hoàn toàn, không bao giờ kế toán quan tâm đến việc quản trị chi phí, giám đốc cũng không mường tượng được ra kế toán phải quản trị chi phí cho mình. Hoặc ở doanh nghiệp nhỏ, kế toán có khái niệm, ý định quản trị chi phí nhưng chưa chắc chủ doanh nghiệp đã hiểu và đồng thuận.

Tóm lại cần thay đổi quan điểm: Phận sự của bộ phận kế toán, của nhân sự phụ trách kế toán không chỉ là việc hạch toán và kê khai báo cáo thuế, còn là việc quản trị chi phí và sử dụng tài chính trong doanh nghiệp.
 
Nếu doanh nghiệp đang nỗ lực bán hàng phát triển thị trường để kiếm tiền về trong hiện tại và tương lai, nhưng nỗ lực này sẽ không có giá trị nếu công tác hoạt động quản trị doanh nghiệp - quản trị chi phí và kiểm soát dòng tiền bị lỏng lẻo. Đôi khi doanh nghiệp cố gắng bán hàng cho thật mạnh nhưng hiệu quả kinh tế mang lại lại rất ít. Vì doanh nghiệp đã không giữ được cán cân rằng Chi phí tăng chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu. Nên trong rất nhiều trường hợp doanh nghiệp giữ nguyên doanh số ở mức như năm cũ hoặc ở mức khiêm tốn nhưng quản trị tốt hơn về mặt chi phí vẫn mang lại hiệu quả kinh tế tốt hơn. Hoặc nếu trong trường hợp doanh thu không tăng, chi phí không giảm nhưng nếu doanh nghiệp đẩy nhanh được vòng quay vốn bằng cách đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, đẩy nhanh tốc độ phục vụ khách hàng, rút ngắn thời gian thu hồi nợ phải thu, đẩy dài hơn thời gian thanh toán nợ phải trả,.... Cùng một quy mô nhưng hiệu quả tài chính khác hẳn, về mặt lợi nhuận, cơ hội, mang lại sự chủ động tài chính cho doanh nghiệp - chất lượng của hoạt động tài chính, chất lượng của việc sử dụng vốn của doanh nghiệp.
 
Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, có bao nhiêu tiền chưa hẳn đã là quyết định và quan trọng mà là ở thời điểm và tốc độ quay nào mới quan trọng phục thuộc nhiều yếu tố: do quản lý, nói chung là do sự bê trễ và trì hoãn, ở cả bộ phận kế toán. Hầu hết ở các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ đang hạch toán trong bối cảnh “hạch toán đuổi” - tháng này xử lý việc của tháng trước, tuần này xử lý việc của tuần trước. Với quan niệm sai lầm của kế toán “chỉ cần tập hợp hồ sơ báo cáo là xong vì đằng nào nghiệp vụ cũng đã xảy ra rồi”. Yêu cầu quan trọng: thông tin cần kịp thời. 
 
Ví dụ minh họa cho việc cần có thông tin kịp thời: 
 
Trường hợp 1: trong trường hợp chủ doanh nghiệp cần quyết định thay đổi cách ứng xử với khách hàng chủ chốt, cần biết công nợ của từng khách hàng, nhưng kế toán báo “đợi tổng hợp sổ, tuần sau sẽ báo”, điều này khiến cho chủ doanh nghiệp không thể đưa ra ngay “quyết định nóng” phải chờ đợi số liệu của kế toán. 
 
Trường hợp 2: Thị trường đang có sự biến động giá có lợi, và công ty đang có nguồn tiền dư thừa, doanh nghiệp có nên ôm hàng, dự báo trong thời gian ngắn giá có thể tăng, nếu DN nhập hàng ở thời gian này, chi phí sử dụng vốn chưa phải trả, doanh nghiệp có thể giảm được mấy % về giá vốn. Hoặc có nhà cung cấp đang có chương trình tái cơ cấu hàng tồn kho, doanh nghiệp là khách hàng chủ chốt của họ, nếu doanh nghiệp sẵn sàng lấy hàng số lượng lớn, sẽ nhận được giá ưu đãi, chỉ cần đặt cọc một phần. Chủ doanh nghiệp cần thông tin về hàng tồn kho nhưng kế toán chưa cung cấp kịp thời số liệu.
 
=> Thông tin không kịp thời dẫn tới hệ quả lâu dần bản thân giám đốc/chủ doanh nghiệp cũng xem nhẹ công tác kế toán, chỉ quan tâm đến việc kê khai báo cáo thuế. Dần dần trở thành tập quán: không hề quan tâm tới hoạt động quản trị doanh nghiệp - quản lý tài chính kế toán, chỉ quan tâm mỗi việc kê khai báo cáo thuế. Tuy nhiên, công tác tổ chức kế toán không tốt, hạch toán phục vụ quy chuẩn hồ sơ, tiến độ không làm kịp từng ngày sẽ không có được kết quả kê khai báo cáo thuế tốt, là hệ quả ảnh hưởng đến nhau.
 
Ví dụ: tại doanh nghiệp xây lắp, nếu doanh nghiệp không tổ chức công tác kế toán tốt, để đưa về quy chuẩn về thời gian, chất lượng hồ sơ tốt. Doanh nghiệp sẽ không có đủ tiêu chuẩn về hồ sơ để hạch toán đầy đủ chi phí công trình. Báo cáo nghiệm thu đã ký với chủ đầu tư, nhưng hồ sơ nhân công, hóa đơn mua vật tư chưa được thống kê,...việc tổng hợp chi phí phát sinh tại công trường, tập hợp giá thành không có, doanh nghiệp không có cơ sở để chứng minh giá vốn,...
 
Lời khuyên: Chủ doanh nghiệp nên thay đổi quan điểm vì Tài chính - Nhân sự - Kinh doanh là 3 trụ hoạt động quan trọng cần 3 chiến lược ở cấp thực thi - 3 chiến lược cấp chức năng. Tài chính không thể tốt nếu công tác kế toán chưa tốt.

Bộ biểu mẫu ứng dụng vào hoạt động quản trị doanh nghiệp - quản trị chi phí, tổ chức công tác kế toán:
 
Quy chuẩn hạch toán: tiêu chuẩn về hồ sơ, chất lượng thông tin, hướng dẫn trình tự phê duyệt hồ sơ, hướng dẫn hạch toán kế toán. Doanh nghiệp cần thực hiện như sau: 

• Mỗi giao dịch điển hình trong doanh nghiệp làm thành 1 phiếu quy chuẩn. Giao dịch điển hình: giao dịch bán (bán lẻ, bán dịch vụ, bán kết quả hoạt động xây lắp, bán cho đại lý, bán B2B, bán trả góp, bán có vay vốn của ngân hàng,...). Giao dịch bán nhằm tạo ra doanh thu, trao hàng/công trình/dịch vụ - nhận về tiền/công nợ. 

Doanh nghiệp cần chứng minh các yếu tố khẳng định cho nghiệp vụ hạch toán: thời gian, đối tượng giao dịch (bán cho ai), đối tượng trao đổi (bán hàng gì, mã hàng, số lượng, quy cách,...), tính hoàn thành (giao nhận hàng giữa bên mua - bên bán), tính có thật (ký xác nhận), tính hợp lý (hóa đơn chứng từ đầu vào phải hợp lý với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp).

Giao dịch bán cần các hồ sơ sau: 
Bán B2B:
1.        Hợp đồng (một lần; nguyên tắc - hợp đồng khung, chưa chỉ được rõ giá trị của hợp đồng, kèm theo PO). 
2.        Văn bản giao nhận (người nhận, người giao). Hợp đồng của các doanh nghiệp hiện nay không thống nhất được phụ lục giao dịch: người thực hiện thủ tục thanh toán, xuất hóa đơn, người có quyền hành, thẩm quyền ký vào biên bản giao nhận - phải là nhân sự của doanh nghiệp và phải được đưa vào giấy giờ giao dịch được ký kết bởi hai công ty. Lời khuyên: Khi ký giao nhận, cần bổ sung thông tin về giá trị thanh toán và công nợ. Thời điểm ký xác nhận hoặc thông báo thông tin rõ ràng nhất.
3.        Hóa đơn tài chính
4.        Chứng từ thanh toán hoặc công nợ - biên bản đối chiếu công nợ, giấy xác nhận nợ.
5.        Giấy tờ khác theo đặc thù của doanh nghiệp: Giấy kiểm nghiệm chất lượng/tiêu chuẩn đặc thù nếu có,...
DN cần dựa vào tính chất tổ chức của các phòng ban bộ phận để phân công nhân sự phụ trách với từng loại hồ sơ. 
 
Các nghiệp vụ phát sinh từ giao dịch bán: 

• Chiết khấu thương mại
• Chiết khấu thanh toán
• Hàng cho tặng không thu tiền
• Hàng khuyến mãi không thu tiền: doanh nghiệp cần có thông báo lên sở công thương.
• Giảm giá hàng bán
• Hàng bán bị trả lại. 

Doanh nghiệp nên có điều khoản quy định về trình tự thủ tục xử lý trong các trường hợp hàng giảm giá, đổi trả, chiếu khấu thương mại, chiết khấu thanh toán,....trong hợp đồng.
 
Bán hàng xuất khẩu: tương tự về mặt hồ sơ, chứng từ thanh toán quốc tế, invoice, tờ khai hải quan.
​
(Tác giả: Chuyên gia Vũ Long, Giamdoc.net | Biso24 ERP | bisovina.com )