Hoạt động quản trị doanh nghiệp: Tổ chức công tác hạch toán kế toán - Chương trình giảm phí

Nếu tiền tồn thì tiền có lãi suất, ít nhất là lãi suất không kỳ hạn, nhưng nếu hàng tồn kho chính là tiền để trong kho cộng thêm rủi ro: cháy nổ, mất cắp, hết hạn sử dụng.
 
Hoạt động quản trị doanh nghiệp được nâng lên, chứng minh cuối cùng là sự khác biệt hóa và chi phí thấp.

• Khác biệt hóa, không cần theo đuổi sự khác biệt so với ai. “Tôi khác với chính tôi ngày hôm qua. Doanh nghiệp của tôi khác với doanh nghiệp của tôi ngày hôm qua: sản phẩm tốt hơn, cách phục vụ khách hàng, cách làm việc tốt hơn,....” làm liên tục gọi là cải tiến không ngừng. Khi sự cải tiến không ngừng đạt tới điểm lớn đủ để thay đổi, bắt đầu tạo ra sự khác biệt - tận cùng sự khác biệt.
• Chi phí thấp, không có nghĩa là cắt giảm chi phí bằng mọi giá.

 
Nội hàm của giảm phí: chi cùng mức chi phí nhưng được năng suất cao hơn, chất lượng cao hơn. Hoặc giữ nguyên chất lượng nhưng chi phí giảm.

Căn cứ để giảm phí: 

Ở doanh nghiệp nào cũng luôn tồn tại 1 hoặc 1 số trong số 8 loại lãng phí sau đây:

1. Dư thừa so với quy mô
2. Tồn trữ, lưu kho quá mức: đưa ra hạn mức tồn kho tối đa, tối thiểu, trung bình chu kỳ đẩy hàng (quý, tháng) - nhất ở doanh nghiệp số lượng bán lên tới hàng nghìn. Hàng tồn kho là tiền để trong kho cộng thêm rủi ro: cháy nổi, mất cắp, hết hạn sử dụng. Doanh nghiệp cần duy trì sản lượng tồn kho tối thiểu. 
3. Khuyết tật / sai hỏng: Doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp, thi công
4. Lãng phí vận chuyển / di chuyển: Bài toán tối ưu vận tải cực khó.
5. Lãng phí quá trình (thừa): Xây dựng quy trình rườm rà, phê duyệt qua quá nhiều vòng, thời gian. 
6. Thời gian vô ích (chờ đợi quy trình)
7. Lãng phí hoạt động (năng suất): công ty lệ thuộc các công cụ online để trao đổi công việc. Khi 1 ngày sử dụng hơn 2 tiếng với thiết bị thông mình, sẽ có xu hướng để tâm vào các thiết bị thông minh, mất tập trung khi làm việc. Không thực hiện đào tạo, hướng dẫn bài bản dẫn tới giảm năng suất lao động.
8. Lãng phí nhân lực / bố trí sai: bố trí đúng người đúng việc

 
Lời khuyên: Mỗi doanh nghiệp tự đề xuất chương trình giảm phí dựa trên 8 lãng phí ở trên.
Mỗi quý hoặc 6 tháng 1 lần, doanh nghiệp nên tổ chức một đợt thực hiện chương trình giảm phí theo thể thức giao khoán. Tập trung ở các bộ phận sau:

• Có giao dịch với khách hàng: giảm phí bằng cách đơn giản quy trình và rút ngắn thời gian.
• Có giao dịch với nhà cung cấp: tập trung giảm các khoản chi phí lớn.
• Khối trực tiếp: sản xuất, xây lắp: tập trung giảm các khoản chi phí lớn.
• Khối gián tiếp: tập trung kiểm soát các định phí.

Biểu mẫu ứng dụng:

• Phòng ban bộ phận nào liên quan tới khoản mục chi phí nào, kế toán liệt kê các khoản mục chi phí vào cột “phân loại”. Mục tiêu cắt giảm bao nhiêu? => Giảm tỷ lệ/giảm giá trị các khoản mục chi phí nội tại.
• Chiến thuật đàm phán với nhà cung cấp: liệt kê cụ thể nhà cung cấp, chiến thuật đàm phán chi tiết từng nhà cung cấp, mục tiêu giảm bao nhiêu? => Đàm phán lại, xin giảm từ các nhà cung cấp.
• Sắp xếp lại công việc của nhân viên
• Đề nghị cải tiến: cách làm, công nghệ,...

 
Với mỗi phiếu giao cho từng phòng ban bộ phận, sẽ ra được mục tiêu giảm phí theo chương trình (ví dụ theo tháng). Doanh nghiệp đưa ra chính sách: thưởng bao nhiêu % đối với bộ phận áp dụng giảm phí thành công. Cảnh giác một số trường hợp, ở một số phòng ban bộ phận không muốn giảm phí, chỉ muốn tăng. Nếu doanh nghiệp không giao cho từng phòng ban bộ phận nên có Quyết định thành lập Ban giảm phí, xong chương trình giảm phí thì giải tán. 
 
Nếu doanh nghiệp nhỏ quá, bỏ qua phần này, chỉ cần tích cực đàm phán với nhà cung cấp để được giảm chi phí.
Doanh nghiệp sản xuất: 1 năm thực hiện ít nhất 2 lần.
 
Doanh nghiệp thi công, xây lắp: nghiêm túc thực hiện giảm phí công trường (phí thời gian, hao hụt mất mát).

Tổng kết: Để hoạt động quản trị doanh nghiệp được hiệu quả, doanh nghiệp nên nhận diện lại để hình dung bố cục cho hệ thống tài chính doanh nghiệp cần được xây dựng và tổ chức như trên. Tùy vào bối cảnh, điều kiện tại doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ chọn 1 phần hoặc 1 số phần để áp dụng. Kế hoạch bán, mục tiêu năm, kế hoạch chi phí dòng tiền và tổ chức công tác kế toán thì doanh nghiệp tiến hành thực hiện ngay, không được trì hoãn. Doanh nghiệp xây dựng được hệ thống kinh doanh - tài chính - nhân sự để chuẩn bị đà cho năm tới.

​(Tác giả: Chuyên gia Vũ Long, Giamdoc.net | Biso24 ERP | bisovina.com )