Chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME: Ứng dụng công nghệ trong quản lý vận hành doanh nghiệp

​Một trào lưu phổ biến hiện nay ở các doanh nghiệp Việt Nam chính là chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME (doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam), với tư duy "nếu không nhanh chuyển đổi, ứng dụng công nghệ số vào doanh nghiệp thì doanh nghiệp sẽ bị lỗi thời". Theo đó nhiều doanh nghiệp chạy theo trào lưu này có suy nghĩ “cứ mua, cứ sử dụng phần mềm, cứ làm việc thao tác trên mạng internet là chuyển đổi số".

Trên thực tế tại các doanh nghiệp SMEs, tư duy chuyển đổi số mới là điểm mấu chốt. Việc mua hay sở hữu phần mềm hoàn toàn không đồng nghĩa với chuyển đổi số.

Để quá trình chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME diễn ra đúng cách và mang lại hiệu quả doanh nghiệp nên ghi nhớ 2 nguyên tắc cốt lõi sau: 

• Thứ nhất, hãy dùng tư duy để giải quyết bài toán công nghệ. 
• Thứ hai, đừng bao giờ bị choáng ngợp bởi quá nhiều chức năng của phần mềm. 

Không phải một phần mềm càng nhiều tính năng sẽ càng tốt cho việc vận hành quản trị doanh nghiệp hiệu quả, quan trọng là chức năng đó có phù hợp với những gì doanh nghiệp đang cần chuyển đổi. 

Trước tiên, doanh nghiệp cần xây dựng nền tảng vững chắc về hệ thống quản trị thông tin, ứng dụng truyền thông nội bộ. 

Để doanh nghiệp thiết kế và vận hành một hệ thống thông tin tốt cần đảm bảo 8 điều kiện cụ thể sau đây: 

• Thiết lập, duy trì hệ thống tổng đài, chia kênh, phân luồng 
• Đầu tư, mua thiết bị và cấp phát cho nhân viên 
• Nếu được hãy luôn sử dụng phần mềm có bản quyền 
• Khuyến khích sử dụng phần mềm diệt virus 
• Kết nối mạng nội bộ, cấp tài khoản cho nhân viên, có hệ thống lưu trữ tổng 
• Tận dụng tối đa nguồn lực trên bộ office 
• Sử dụng email theo tên miền riêng (trả phí) 
• Phân luôn địa chỉ truy cập online trên thiết bị mạng

Tuy nhiên, để triển khai được 8 điều kiện trên trước hết doanh nghiệp cần phải đảm bảo: 

• Chuẩn bị hệ thống lưu trữ chung do doanh nghiệp quản lý 
• Tổ chức thông tin, quy định về cách thức lưu trữ 
• Thực hiện ban hành quy chuẩn lưu trữ: tên thư mục, tên file, cách trình bày

Tư duy về đầu tư hệ thống:

Để chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME đúng cách cần dựa trên 5 trụ cột quan trọng sau: 
1. Văn hóa chuyển đổi số 
2. Chiến lược chuyển đổi số 
3. Thiết lập cải tiến quy trình
4. Chuyển đổi số 
5. Lưu trữ, thống kê dữ liệu

Ba trụ cột (1), (2), (3) chính là nền tảng cốt lõi để bắt đầu đi vào công cuộc chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME, đầu tư hệ thống ERP doanh nghiệp.
Trụ cột thứ (4) chính là quá trình chuyển đổi dữ liệu, quy trình,... lên hệ thống. 
Trụ cột thứ (5) sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu với mục đích phục vụ cho các công tác đánh giá, lên kế hoạch trong tương lai.

Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo có sự tồn tại của văn hóa hoạch định chiến lược và lập kế hoạch năm, kế hoạch tháng. Nếu doanh nghiệp chưa hoặc không đủ năng lực làm tốt việc hoạch định chiến lược và lập kế hoạch công ty thì đừng bao giờ nghĩ đến việc đầu tư hệ thống ERP. 

Khi doanh nghiệp quyết định đầu tư hệ thống quản trị thông tin và hoạch định nguồn lực hãy tìm kiếm các đơn vị có triển khai các chức năng phù hợp, giải quyết được vấn đề doanh nghiệp đang đặt ra. Tuyệt đối không nên đầu tư bộ giải pháp phần mềm lớn hơn yêu cầu quy mô doanh nghiệp. Một bộ giải pháp có quá nhiều chức năng phân nhánh dễ khiến doanh nghiệp bị choáng ngợp và phân tán sự chú ý thay vì tập trung đầu tư, khai thác chức năng lõi. 

Chạy thử hệ thống là một bước không thể thiếu khi nói đến câu chuyện đầu tư hệ thống phần mềm trong doanh nghiệp. Tiến hành các bước theo quy trình sau để đánh giá được chất lượng của hệ thống phần mềm doanh nghiệp dự định đầu tư: Nhập - Sửa - Xuất - … - Đánh giá hệ thống. 

YẾU TỐ NÀO QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH BẠI KHI DOANH NGHIỆP ỨNG DỤNG PHẦN MỀM, CÔNG NGHỆ VÀO VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP?

1. Sự quyết tâm khi thực hiện chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME: Có thể bạn chưa biết, 80% doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm vào quản trị, vận hành doanh nghiệp bị đổ bể vì thiếu sự kiên định, quyết tâm trong quá trình chuyển đổi. Không chuẩn bị trước tinh thần, không có kế hoạch, chiến lược, mục tiêu chuyển đổi cụ thể. 
2. Sự thay đổi trong tư tưởng đội ngũ nhân sự: Nếu chỉ người đứng đầu doanh nghiệp quyết tâm chuyển đổi nhưng đội ngũ nhân sự chưa thông tư tưởng cộng với việc không được đào tạo bài bản rất dễ dẫn đến kế hoạch chuyển đổi số bị thất bại. 

Khi chúng ta đề cập đến câu chuyện tái cấu trúc doanh nghiệp, đầu tiên cần xác định quá trình chuyển đổi sẽ có sự xuất hiện của vùng trũng. 

Vùng trũng được hình thành dựa trên kết quả tất yếu của quá trình chuyển đổi, do nhân sự chưa quen, phần lõi của quản trị bị tác động dẫn đến doanh số, doanh thu, lợi nhuận doanh nghiệp trong giai đoạn này bị đẩy xuống. 

Vượt qua được vùng trũng, doanh nghiệp sẽ thấy được sự chuyển biến trong cách vận hành và quản trị giúp doanh nghiệp phát triển theo chiều hướng tích cực như mong muốn ban đầu. 

TÓM LẠI: Công nghệ về bản chất cũng chỉ là công cụ để phục vụ cho công việc của con người. Công nghệ không tự sinh ra mà dựa vào quá trình học hỏi, xây dựng, cải tiến, phát triển của con người. Hãy bắt đầu từ tư duy chuẩn hóa, lập kế hoạch, chiến lược phát triển, quản trị hệ thống thông tin trước khi đề cập đến các ứng dụng, phần mềm khi thực hiện chuyển đổi số tại doanh nghiệp SME. 
___________________________________
Biên tập: Nguyễn Thị Minh Thư - BisoVINA
Media: Trần Đình Sơn - BisoVINA
Kiểm duyệt nội dung: Bích Ngọc, Đỗ Huyền - Giamdoc.net 
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Khóa Setup công ty và vận hành kinh doanh bài bản V03 trên Giamdoc.net

​