Tư duy quản trị vận hành phòng kinh doanh

Tư duy quản trị vận hành phòng kinh doanh: 
Doanh nghiệp muốn thay đổi, muốn tái cấu trúc, đầu tiên phải bỏ giám đốc vào “TÁI” trước. Cho dù doanh nghiệp chưa bắt tay làm nhiều về mặt tài liệu, số liệu quy trình, quy chế nhưng chỉ cần giám đốc thay đổi quan điểm, công ty đã bắt đầu có những sự chuyển biến ngay lập tức, đó là thay vì việc doanh nghiệp quản trị nhân sự ở khối kinh doanh theo cách SAI VẶT, thay đổi tư duy sang TRAO QUYỀN, bản chất của trao quyền có 2 từ khóa.

​

Một là xây dựng luật chơi, luật chia: doanh nghiệp nỗ lực xây dựng ra môi trường, tạo ra cuộc chơi và cuộc chia hay nói đúng hơn là tạo ra luật chơi và luật chia. 
Hai là tìm người phù hợp, đủ năng lực về cùng làm. ​

Nhưng khi doanh nghiệp đã xây dựng luật chơi luật chia, lại không tìm được người phù hợp, có những người cảm thấy rất phù hợp dựa vào cảm tính đánh giá bằng nhìn nhận nhưng lại không đủ năng lực để triển khai, vấn đề về nghiệp vụ và mục tiêu. Tuy nhiên doanh nghiệp cứ loanh quanh mãi con gà quả trứng, thế là công ty rơi vào trạng thái khó: tìm người về rồi làm hay làm rồi tìm người về? Nhưng nếu doanh nghiệp không bắt đầu làm thì không tìm được người về, lời khuyên của Chuyên gia Vũ Long là “Hãy cứ làm đi, hãy cứ bắt đầu đi rồi người phù hợp từ từ sẽ về - tổ ấm chim khắc về”. Chủ doanh nghiệp bắt đầu ngay với tư tưởng cố gắng xây dựng luật chơi và luật chia, có nghĩa là áp dụng luôn các việc sau:

Phác thảo khung chính sách cho triển khai

Ví dụ: hoạt động sản xuất kinh doanh với giá bán và doanh thu ngưỡng này cho 1 năm thì cần phác thảo bao nhiêu phần trăm doanh thu đó là phần của giá vốn. Lấy doanh thu trừ giá vốn biết ngay được lãi gộp còn bao nhiêu. Sau đó ước tính quỹ lương và bảo hiểm dành cho nhân sự khối kinh doanh 1 gói cho 1 năm khoảng bao nhiêu tiền, doanh nghiệp sẵn sàng chi tối đa đến bao nhiêu tỷ lệ phần trăm của doanh thu theo tháng / quý / năm hoặc doanh thu dự án để trả cho các phòng ban bộ phận có liên quan đến khâu kinh doanh, ngân sách truyền thông quảng cáo vào khoảng bao nhiêu? Đây là trường hợp doanh nghiệp có khả năng phác thảo tương đối chi tiết, còn nếu chưa thể phát thảo ở mức chi tiết  thì chỉ cần phác thảo như sau: 

• Phác thảo các thông tin: doanh thu, giá vốn và lợi nhuận mục tiêu, chi phí. Gói chi phí ngân sách sẵn sàng đầu tư cho hoạt động kinh doanh là bao nhiêu? Để có được cái nhìn toàn cảnh và nếu doanh nghiệp kết hợp với việc hoạch định tài chính hàng năm thì các phòng ban bộ phận họ sẽ đi tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết sau.
• Nhưng chí ít khi doanh nghiệp có khung chính sách này khi tuyển trưởng phòng hoặc bố trí trao đổi với một nhân sự cũ hiện hữu muốn nâng cấp họ lên trưởng phòng, có cơ sở để trao đổi sơ bộ. Nếu nhân sự đó trao đổi kĩ hơn về đơn giá nhân sự tiền lương, trao đổi kĩ hơn về các chi phí cố định của công ty, nếu học phác thảo được thì nhân sự đó hoàn toàn có khả năng đảm nhận vị trí trưởng phòng. Vì với một nguyên lý là trong hoạt động kinh doanh trước khi biết làm doanh số thì phải biết làm số tức là bản thân nhân sự phụ trách phòng phải có khả năng hoạch định được các con số trong đó có con số về doanh thu, về tăng trưởng khách hàng về quỹ lương, về quỹ thưởng, chi phí nghiệp vụ, chi phí truyền thông quảng cáo. Nếu một người biết phác thảo ra các thông tin này, cho dù số liệu chưa đúng cũng là người biết chuyện và biết làm. Một người trưởng phòng kinh doanh giỏi không phải một người đi bán hàng rất giỏi mà là một người phải biết điều phối phòng ban mình phụ trách, biết bán hàng giỏi dựa trên các số liệu về tài chính kinh doanh. 

Lời khuyên từ Chuyên gia Vũ Long: Với triết lý như thế, nếu các doanh nghiệp chưa làm được chi tiết thì chỉ cần phác thảo ra khung chính sách sau đó tiến hành giao khoán cho nhân sự cấp trung xem họ có dám nhận không? Với nhân sự cấp trung và phòng kinh doanh, nên mạnh dạn nhận, nhận rồi làm rồi sẽ biết. 

Việc phác thảo ra khung chính sách để làm căn cứ xây dựng các gói ngân sách quỹ lương quỹ thưởng và nghiệp vụ, được gọi là tạo luật chơi. Doanh nghiệp “khóa” doanh thu và lợi nhuận, phần còn lại (giá vốn, chi phí) trao quyền tự quyết cho nhân sự cấp trung, để xem xét họ muốn chia bao nhiêu thì doanh nghiệp sẽ chia trong phần lợi nhuận. Sau khi nhân sự kinh doanh họ ghép thử vào phòng ban mình, nếu họ thấy không ổn, họ thấy thiếu ngân sách, sẽ có 2 trường hợp:

• Trường hợp 1: Nếu nhân sự kinh doanh than “thế này ít quá em làm không nổi”, sẽ thấy được đẳng cấp chưa cao.
• Trường hợp 2: Nếu nhân sự kinh doanh có đẳng cấp cao là khi họ tính thử, biết đàm phán với chủ doanh nghiệp. Cuộc đàm phán thương lượng sòng phẳng giữa 2 bên. Cách thức để đàm phán này gọi là luật chơi và luật chia.

Chìa khóa của luật chơi và luật chia là CHIA TRƯỚC.

Nghĩa là phải kí với nhau trước là nếu bạn làm được cái này thì bạn hưởng bao nhiêu phần trăm doanh thu, bao nhiêu phần trăm lợi nhuận, lính của bạn quân của bạn, nhân sự phòng kinh doanh được hưởng bao nhiêu phần trăm, bạn được đãi ngộ, bạn được phúc lợi như thế nào,... phải có trước để người lao động đồng nhất được mục tiêu tài chính cá nhân của mình với mục tiêu tài chính công ty. 

Đồng nhất được mục tiêu tài chính cá nhân của mình với mục tiêu tài chính công ty. 

Đó là dựa vào mục tiêu, nhân sự sẽ ước đoán ra rằng nếu họ đạt mục tiêu thì sẽ ước lượng được lương thưởng sẽ có bao nhiêu để kế hoạch tài chính cá nhân trong năm họ sẽ phấn đấu như thế nào, họ sẽ tự thân đưa ra kế hoạch và chương trình hành động. Vì động lực của nhân sự thì có 3 loại động lực 

• Động lực cơ bản: điều kiện cơ sở vật chất, lương, thưởng đóng vai trò quan trọng nên cần tường minh chính sách để cho nhân sự ở khối kinh doanh tự chủ quyết định họ có đồng ý tham gia cuộc chơi và luật chia này không? Và đặc biệt các giám đốc hãy nhớ: không hứa hẹn vì chỉ cần hứa mà không có con số thì sẽ thất hứa ngay và mất uy tín ngay. (Ví dụ: chỉ nên hứa cùng với con số cụ thể như nếu doanh thu là 100 tỷ, giữ lợi nhuận ở mức này thì gói thưởng ở mức này,... không nên hứa hẹn kiểu “cứ làm tốt anh sẽ tính toán cho”.)
• Tình cảm
• Trải nghiệm sự thành công và thăng tiến 

Đây chính là luật chơi, luật chia về mặt tài chính. 

3 quyền cơ bản của nhân sự nhóm kinh doanh:

Sâu hơn của luật chơi luật chia chính là trả lại cho nhóm nhân sự kinh doanh 3 quyền cơ bản, nếu như chủ doanh nghiệp không muốn mình trở thành trợ lý cho nhân viên kinh doanh:

Quyền 1. Quyền quyết định kinh doanh: ngay cả chính sách kinh doanh, ban giám đốc cũng chỉ nên đưa ra tư tưởng và khung chính sách, còn bản chất thì đội kinh doanh phải tự xây dựng. Nếu trong trường hợp công ty phác thảo được bộ khung chính sách, thì phòng kinh doanh phải có trách nhiệm kiện toàn hoàn thiện tổ chức, thực hiện truyền thông và áp dụng, công ty không nên làm hộ. 

Chia sẻ từ Chuyên gia Vũ Long: Bởi vì Thầy đã trải qua rất nhiều các bài học cay đắng về việc công ty tư vấn hỗ trợ xây dựng chính sách rất chi tiết cho phòng kinh doanh nhưng nhóm nhân sự kinh doanh sẽ rơi vào thế họ chỉ ngồi họ chê rằng chính sách này phù hợp hay không phù hợp mà chưa đưa vào áp dụng đã bảo “cái này không phù hợp”. Con người họ rất ngại thay đổi, khi động đến thói quen của họ và đe dọa đến quyền lợi và trách nhiệm của họ thì họ lập tức chống đối ngay. Mà họ chống họ không biết, chẳng qua trong đầu họ những phản xạ chống đối sự thay đổi nó diễn ra và bộc phát thành lời nói và hành động chứ cũng không hẳn trong sâu thẳm họ muốn chống đối.

Cho nên cách xây dựng luật chơi luật chia là phải xây dựng theo phương pháp THAM DỰ, nghĩa là kéo đội kinh doanh vào cùng xây dựng và cùng chơi. Cách làm phải dẫn đến trao lại quyền quyết định kinh doanh đó là chính sách quy trình là tự quyết định. Thống nhất với nhau khung và chính sách giá, chương trình bán, ngân sách truyền thông quảng cáo, nếu đã thống nhất, lập thành kế hoạch tài chính kinh doanh từng năm, tự quyết định và tự chịu trách nhiệm.

Trong trường hợp trao quyền tự quyết định về giá cho hợp đồng, khung giá, chiết khấu khuyến mại, quà tặng, hoa hồng, ngân sách chi phí phát sinh,... nhưng không thu được kết quả. Lời khuyên là chủ doanh nghiệp nên chấp nhận như 1 gói đầu tư ban đầu, sau đó căn cứ kết quả của tháng trước trích ngân sách cho tháng sau để giảm thiểu rủi ro, đây chính là điều kiện cần.

Điều kiện cần là cần làm rõ thêm quyền quyết định bao gồm cả quyền quyết định về mặt nhân sự nghĩa là nếu trao cho ai đó cái chức danh là trưởng phòng kinh doanh, giám đốc kinh doanh, về mặt nguyên tắc chi phí đã giao họ có quyền tự quyết, giá đã giao họ có quyền tự quyết và nhân sự đã giao họ tự quyết trong việc tuyển dụng và sắp xếp nhân sự trong phòng kinh doanh. CEO không nên can thiệp và đừng để cho phòng nhân sự tham gia quá sâu chỉ nên ở phía sau để hỗ trợ tuyển dụng, hỗ trợ quản lý hành chính nhân sự, thủ tục nhân sự, cơ chế về mặt nhân sự, còn về việc quản lý chuyên môn, bố trí sắp xếp người thì phải trao lại cho trưởng phòng kinh doanh, đây gọi là phân cấp quản lý tài chính và nhân sự. 
 
Vậy trao quyền quyết định phải cam kết mục tiêu: trao đổi rõ ràng về các chế tài, đó là nếu không hoàn thành mục tiêu dưới bao nhiêu phần trăm, trong bao nhiêu thời gian thì buộc phải sa thải hoặc luân chuyển sang vị trí khác. Hãy thiết lập luôn chương trình sau đó giao lại cho các phòng ban cùng thực hiện. Nên phải nói trước, đừng có dĩ hòa di quý, nên rõ ràng rành mạch với nhau thì sẽ giữ được nhau lâu trong kinh doanh không được nhập nhằng, nể nang. Điểm mạnh của người Á Đông là coi trọng tình cảm, văn hóa và truyền thống, nhưng điểm mạnh ở đâu thì điểm yếu đúng ở đó, nên trong công việc hay bị mập mờ lằng nhằng. 

Khái quát lại khi trao quyền quyết định kinh doanh bao gồm:

• Trao quyền xây dựng cơ chế, quyết định
• Quyền quyết định giao dịch kinh doanh
• Quyền phân cấp quản lý tài chính và nhân sự. 

Quyền 2. Quyền được tổ chức thừa nhận: khi trao quyền quyết định kinh doanh với luật chơi và luật chia này, doanh nghiệp phải làm rất đàng hoàng, phải xây dựng chức năng nhiệm vụ rất rõ ràng hoặc chưa xây dựng được thì trong quyết định bổ nhiệm sẽ phải nói rõ. Nếu công ty đã có chức năng nhiệm vụ, nên đưa luôn chức năng nhiệm vụ vào quyết định. Nếu công ty chưa có chức năng nhiệm vụ, nên ghi cụ thể trong quyết định: “trong 30 ngày kể từ ngày nhận quyết định bổ nhiệm này trưởng phòng phải xây dựng chức năng nhiệm vụ và lập kế hoạch kinh doanh trình giám đốc công ty”, như 1 điều kiện để quyết định đó có hiệu lực. Quyền được tổ chức thừa nhận phải quyết định bằng văn bản bổ nhiệm, bổ nhiệm xong phải tổ chức truyền thông giới thiệu với công ty một cách thật rõ ràng thông qua thủ tục: HỌP TRUYỀN THÔNG. Công bố quyết định bổ nhiệm, người phụ trách kinh doanh là trưởng phòng hoặc giám đốc kinh doanh nhận quyết định.

Quyền 3. Quyền thụ hưởng lợi ích: cùng với quyết định bổ nhiệm, cùng với khung chính sách, nên thiết lập 1 văn bản như văn bản trao quyền và giao khoán.

Đối với đơn vị kinh doanh dự án và thầu thì ban hành quy chế giống như trên nhưng phải phân loại theo từng dự án: ví dụ chia thành dự án A (tổng thầu), B (thầu phụ), C (thầu phụ, thiết kế), D (lắp đặt không thiết kế), E (có bao thầu vật liệu). Chia từng loại dự án và ban hành các khung chính sách cho từng loại dự án. Ví dụ chi phí cho bên A: chi phí thầu, thiết kế, thi công, nghiệm thu hồ sơ và thanh toán, nguyên vật liệu, lợi nhuận của dự án, loại A, B, C từng loại 1 phải là bao nhiêu, gọi là khung chính sách. Như vậy, khi doanh nghiệp kí 1 dự án là tất cả các phòng ban, bộ phận có liên quan phải ngồi lại để xây dựng phương án kinh tế kĩ thuật cho dự án đấy, xây dựng xong kí với nhau, mới bắt đầu cho triển khai dự án. Trong đó giới hạn cần ghi nhớ, đã làm thầu và dự án cần đúng tiến độ, nghiệm thu, thanh toán, và chắc chắn quyền lợi bằng tiền được thụ hưởng 1 cách chính đáng nó phải dựa vào tiền thanh toán. 

Ở đơn vị kinh doanh thương mại và dịch vụ thông thường: quyền lợi thưởng, đãi ngộ về mặt kinh doanh cũng chỉ được chia khi đã thu hồi được công nợ, đừng bao giờ chia trên doanh số bán.
 
Tư duy quản trị không qua khác biệt giữa kinh doanh thương mại hay dự án. Nếu làm được như vậy gọi là quyền thụ hưởng lợi ích công bằng và tường minh. Nghĩa là đối với người lao động nên tính ra trước, thỏa thuận trước, để họ chủ động làm 1 dự án, kí 1 hợp đồng, bán được doanh số thì họ tự tính ra được phần lương và thu nhập của họ bằng bao nhiêu, nếu họ không đạt đoanh số thì họ tự biết phần lương và thu nhập của họ bị giảm bao nhiêu và họ tự biết bao giờ bị cắt tiền thưởng, lúc nào thì bị sa thải, đó là tường minh. Cơ chế này, ban giám đốc không được trao đổi riêng với trưởng phòng kinh doanh, mà phải truyền thông rộng khắp với cả công ty. Cả công ty cùng giám sát và thực thi, không cần phải kiểm tra giám sát từng ly từng tí một đây chính là tư duy quản lý vận hành phòng kinh doanh - vận hành theo tư duy đó. 

____________________________
Biên tập: Yến Duyên - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền, Bích Ngọc - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO thực chiến V05 - Setup hệ thống Marketing, bán hàng bài bản trên Giamdoc.net

​