Trình tự, nghiệp vụ hoạch định tài chính kinh doanh

Trao quyền và giao khoán phải dựa vào cấu trúc doanh thu chi phí lợi nhuận, gọi là hoạch định tài chính kinh doanh. Hoạch định tài chính kinh doanh là trái tim của doanh nghiệp. Kế hoạch tài chính kinh doanh làm cơ sở để hoạch định mọi ngân sách và chiến lược phát triển nhân sự.

Để trả lời cho mọi câu hỏi quản trị, để ra quyết định cho việc quản trị điều hành doanh nghiệp không bị sai và giảm tính cảm tính, doanh nghiệp phải hoạch định tài chính kinh doanh.

​

Khi nào phải hoạch định tài chính kinh doanh?

• Hàng năm doanh nghiệp phải hoạch định tài chính kinh doanh
  
• Giữa kỳ phải xem xét, hiệu chỉnh kế hoạch tài chính kinh doanh: 6 tháng hoặc hàng quý.
  
• Phân rã hàng tháng để triển khai.
  

Lưu ý với doanh nghiệp làm thầu, dự án, theo khách hàng B2B nhưng lặp lại, ngoài việc hoạch định tài chính kinh doanh còn phải xây dựng phương án tài chính cho từng dự án.

Trình tự, nghiệp vụ hoạch định tài chính kinh doanh

Bước 1: Phân cấp
Căn cứ vào bối cảnh tình hình thực tế: nguyên vật liệu đầu vào, tỷ suất lợi nhuận các yếu tố khác để xây dựng các định mức và cơ cấu doanh thu chi phí ở mức cấp độ dự án, cửa hàng, bộ phận hay nhỏ hơn.
Hoạch định tài chính kinh doanh có thể chia theo nhiều cấp: 

• Cấp công ty 

• Cấp dự án.
• Cấp cửa hàng, bộ phận.

Bước 2: Phân rã theo thời gian

1. Hoạch định tài chính kinh doanh hàng năm.
2. Xem xét và hiệu chỉnh giữa kỳ: Hàng quý hoặc 6 tháng.
3. Phân rã hàng tháng để triển khai.

Doanh nghiệp làm theo dự án B2B xây dựng phương án tài chính cho từng dự án.

Ví dụ minh họa:
- Doanh nghiệp nhận thầu thi công nhàm, nên lập phương án tài chính cho dự án để xem từng tháng cung cấp khối lượng, chi phí cho khách hàng đó là bao nhiêu.
- Doanh nghiệp bán lẻ xây dựng phương án tài chính cho cửa hàng bao gồm: Chi phí mua hàng, lấy hàng, tuyển dụng, đào tạo và doanh thu chi phí lợi nhuận cho năm đầu tiên là bao nhiêu. 
- Phân cấp tài chính: Giao cho người có trọng trách nhận nhiệm vụ, giúp doanh nghiệp điều chỉnh kinh tế ngay từ đầu.

Bước 3: Phương pháp xây dựng mô hình tài chính kinh doanh.
1. Hoạch định tài chính kinh doanh hàng năm dựa trên doanh thu.
1.1. Xuất phát từ mục tiêu công ty theo thẻ điểm cân bằng BSC 

• Tài chính: mục tiêu doanh thu, lợi nhuận, khả năng “mạnh mẽ” của dòng tiền trong năm. 
• Khách hàng và thị phần.
• Quản trị vận hành.
• Học hỏi và phát triển.

1.2. Doanh thu được xây dựng có tính khả thi và dựa trên kênh bán
Trường hợp 1: Kênh B2B (Bán hàng thông qua đại lý, nhà phân phối).
Cách xác định doanh thu có tính khả thi: 
2 không:

• Không ngồi bàn.
• Không dựa vào kết quả doanh thu năm trước rồi đặt mục tiêu phấn đấu từ 10 - 20% cho năm sau.

Phương pháp thực hiện: 
Phân loại khách hàng:

• Nhóm A: Nhập hàng hàng tuần. 
• Nhóm B: Nhập hàng 1 tháng 1 lần, 2 lần hay lấy nhiều lần. 
• Nhóm C: Thời gian không xác định theo quy luật.

Gặp trực tiếp khách hàng.

• Khảo sát sản lượng kỳ vọng đối với từng khách hàng.
• Sản phẩm chính khách hàng cần nhập: Khảo sát dựa vào quá khứ, tham vấn và điều tra xem ngoài sản phẩm của mình, khách hàng còn lấy bên nào khác không, trên tổng sản lượng bán ra/ tháng/ quý là bao nhiêu.

Thuận lợi:

• Tăng giá có kế hoạch làm việc chăm sóc khách hàng trước bán để có lộ trình tăng giá.
• Thiếu ngân sách cũng dễ dàng đàm phán lấy được tiền trên cơ sở giảm giá, điều chỉnh lợi nhuận cho 2 bên.

Trường hợp nhân sự thiếu, ít:
- Chọn sản phẩm chủ chốt.
- Ký thỏa thuận tiền đề để duy trì.
- Ký cam kết sản lượng.
- Ký cam kết lợi ích.

Phải lập được kế hoạch sản lượng bán dự kiến theo từng nhóm khách hàng hoặc theo từng loại khách hàng.

Ví dụ minh họa:  Tập đoàn Unilever và Masan có hệ thống DMS quản lý chi tiết từng tiệm tạp hóa về thời gian lấy hàng, sản phẩm bán tốt nhất tại cửa hàng, nhân viên quản lý trực tiếp nắm được mọi thông tin.

Trường hợp 2: Kênh B2C (Bán lẻ, online, thương mại điện tử).

• Có dữ liệu khách hàng trước bán:

• Toàn bộ dữ liệu khách hàng có thể kiếm được.
• Dữ liệu khách hàng đã mua.
• Đánh giá khả năng tiếp cận để Marketing thu hút Khách hàng trở lại mua hàng là bao nhiêu.

• Thống kê lưu lượng khách: trên ca/ ngày/ tháng lưu lượng bao nhiêu khách.
• Giá trị đơn hàng bình quân 
• Xu hướng sản phẩm bán tốt nhất: Sale Trend
• Tỷ lệ chuyển đổi
• Tăng doanh thu: Từ tăng ưu đãi, khuyến mãi hay tăng SKU.

Trường hợp 3: Doanh nghiệp bán thầu, hợp đồng

• Đối tác chiến lược
• Thông tin nguồn dự án
• Dữ liệu khách hàng sẽ phát triển mới.

Kết luận: Để lập được kế hoạch tài chính kinh doanh, cần xác định doanh thu khả thi do phòng kinh doanh thực hiện, lập bản dự thảo kế hoạch bán cho bộ phận tài chính hỗ trợ thực hiện kế hoạch chi phí bán cho phòng kinh doanh để hoàn thiện kế hoạch chi phí bán (lương đội ngũ kinh doanh, thưởng, chính sách dành cho khách hàng, chi phí quảng cáo,...). Bộ phận tài chính phối hợp với các phòng ban còn lại lập kế hoạch giá vốn, kế hoạch chi phí quản lý, kế hoạch sản xuất,...Đối chiếu, kiểm tra với mục tiêu BSC đã đặt ra lúc đầu năm. Sau đó lập kế hoạch dòng tiền. Yêu cầu hoàn tất trong tháng 12 hàng năm. Sử dụng mẫu giao khoán và quy chế giao khoán tiến hành tổ chức giao khoán, ký nhận giao khoán. Doanh nghiệp đã thực hiện xong quá trình hoạch định tài chính kinh doanh hàng năm.
​

_________________________
​Biên tập: Trần Tiến Thành - Bisovina
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền, Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO thực chiến và chuyển đổi số V04 - Hoạch định tài chính kinh doanh trên Giamdoc.net