Hướng dẫn ứng dụng biểu mẫu - Lập Kế hoạch Tài chính kinh doanh và Dòng tiền

​Trình tự triển khai lập kế hoạch tài chính kinh doanh và dòng tiên cho công ty, qua các bước như sau:

Bước 1: Xác lập mục tiêu cả năm

Thời gian thực hiện: cuối tháng 11 hàng năm, doanh nghiệp tiến hành xác lập mục tiêu cho cả năm tới dựa trên số liệu ước đạt của năm nay, dựa trên phân tích thị trường khách hàng, dựa trên các nguồn lực kinh doanh và các mối quan hệ.

Các thức thực hiện: Tháng 11 hàng năm, tổ chức họp dự thảo đưa ra 4 nhóm mục tiêu:

1. Nhóm mục tiêu về tài chính
2. Khách hàng và thị phần
3. Quản trị
4. Học hỏi và phát triển

Biểu mẫu ứng dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 2 biểu mẫu ứng dụng lập kế hoạch tài chính kinh doanh của Giamdoc.net để thực hiện: BSC (Thẻ cân bằng điểm) của biểu mẫu 1b_biz_plan_Giamdocnet_V03 hoặc phần 2 của biểu mẫu OPS. Hai biểu mẫu này nằm trong khóa học Setup công ty và vận hành kinh doanh bài bản V03 do Giamdoc.net phát hành.

BSC (Thẻ cân bằng điểm) của biểu mẫu 1b biz plan

Phần 2 của biểu mẫu OPS

Lời khuyên: Khi doanh nghiệp xác lập mục tiêu bằng các chỉ tiêu có thể đo lường ở năm kế tiếp chỉ nên lựa chọn không nhiều hơn 12 chỉ tiêu ở cấp công ty. Sau đó chia nhỏ các chỉ tiêu xuống từng phòng ban bộ phận và nhân việc thực thi.

“Chọn ít mục tiêu thực hiện nhiều tốt hơn chọn nhiều mục tiêu mà thực hiện ít hơn”.

     1.   Nhóm mục tiêu tài chính  Doanh nghiệp nên lựa chọn 1 trong 3 hoặc cả 3 chỉ tiêu sau khi thực hiện lập kế hoạch tài chính kinh doanh:

• Doanh thu
• Biên lợi nhuận hoặc tỷ suất lợi nhuận
• Tỷ suất lợi nhuận/x: x có thể là doanh thu của nhóm hàng chính, vùng thị trường chính hoặc nhóm khách hàng chính.

Chi tiêu phải lột tả được mong muốn tăng trưởng, phát triển của công ty. Các mục tiêu doanh thu chi tiết theo từng vùng thị trường để tái cơ cấu vùng kinh doanh (doanh thu tập trung ở những vùng thị trường thuận lợi hơn). Tùy theo “nỗi đau” hiện tại ở các doanh nghiệp để xác định chỉ tiêu doanh thu thuần, để thấy được quy mô kinh doanh và kế toán có căn cứ để xác định cơ cấu chi phí và kèm theo phải cói chỉ tiêu lợi nhuận, nếu đặt mục tiêu doanh thu mà không đặt mục tiêu lợi nhuận, bộ phận kế toán sẽ không có căn cứ để tính chi phí.

     2.   Nhóm mục tiêu khách hàng và thị phần

• Tăng doanh thu dựa trên tăng trưởng giá trị đơn hàng bình quân hay tăng trưởng khách hàng mới.
• Mở rộng sang thị trường mới hay thu hẹp thị trường, bỏ đi những thị trường bị phân tán nguồn lực về tài chính.
• Tăng tỷ lệ hài lòng hoặc vui lòng của khách hàng.
• Tăng tỷ lệ khách hàng lặp lại hoặc tăng tỷ lệ đơn hàng do khách hàng cũ giới thiệu. Đây là chỉ tiêu quan trọng, ngoài việc giúp doanh nghiệp tăng trưởng doanh thu còn giúp phát triển doanh thu và công ty bền vững nhờ vào khách hàng cũ trở lại.

Lời khuyên: Tùy theo từng công ty, phải lựa chọn tối đa 3 chỉ tiêu liên quan đến trải nghiệm phục vụ khách hàng tốt hơn hoặc gia tăng thị phần để làm mục tiêu cho năm tới.

     3.   Quản trị

• Rút ngắn thời gian sản xuất hoặc thời gian thực hiện đơn hàng.
• Thời gian thu hồi công nợ: rút ngắn thời gian nợ bình quân với các khoản phải thu.
• Giảm tỷ lệ sản phẩm hư hỏng.
• Chỉ tiêu tồn kho và dòng tiền,...

     4.   Học hỏi và phát triển

• Lựa chọn chỉ tiêu về cải thiện sản phẩm hoặc đưa ra sản phẩm mới.
• Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: thu nhập bình quân/người, năng suất bình quân/người, lợi nhuận bình quân/người, điểm hạnh phúc của nhân viên khi làm việc tại công ty, đào tạo công việc/hòa nhập văn hóa,... 

Sau khi đã xác lập được các chỉ tiêu để lập c cấp công ty, tiến hành tổ chức họp để trao đổi thảo luận với nhân sự cấp trung. Sau khi đã thống nhất, tiến hành giao cho nhân sự phụ trách bộ phận lập kế hoạch chi tiết

Bước 2: Lập kế hoạch thành phần

Có hai bản kế hoạch thành phần cần thực hiện sau:

1. Lập kế hoạch bán hàng
2. Lập kế hoạch truyền thông quảng cáo

Do bộ phận kinh doanh thực hiện lập theo biểu mẫu 1b_biz_plan_Giamdocnet_V03: Thực hiện lần lượt theo thứ tự các sheet đã được sắp xếp tại biểu mẫu:

• Bắt đầu từ sheet - Info (với hai chỉ tiêu bắt buộc:  nhóm sản phẩm, cơ sở kinh doanh/vùng thị trường/kênh tuyến, thông tin phòng ban/bộ phận không bắt buộc)​

BSC (như hướng dẫn ở trên)

MKT (do bộ phận marketing thực hiện cùng với bộ phận bán hàng)

• Sale_Plan: Bản kế hoạch bán hàng
  

Lập chi tiết theo từng thành phần, chỉ nhập liệu ở ô có nền màu trắng (màu khác có công thức tự động lấy số liệu). Doanh nghiệp có thể thêm hoặc xóa bớt thông tin không cần thiết.

Sau khi lập xong kế hoạch bán cần tổ chức họp trao đổi thảo luận để hiệu chỉnh và thông qua. Sau đó chuyển cho các bộ phận có liên quan thực hiện. 
Cần bổ sung thêm: đề xuất chi phí bán (chi phí truyền thông quảng cáo, hoa hồng, môi giới, thưởng,...) tương ứng với doanh thu đã xác lập, đề xuất nhân sự (đào tạo, tuyển dụng, luân chuyển, thăng tiến,...).

• HRCost: Bản kế hoạch về nhân sự
  

Lời khuyên: Tư duy quản trị - doanh nghiệp “tiêu tiền” ở bộ phận/hoạt động nào nhiều nhất trong công ty là “chỗ quan trọng”.

• Invest - Kế hoạch đầu tư mua sắm: Thực hiện chi tiết theo từng hạng mục.
  

• Cash - Kế hoạch dòng tiền: ​

Sau khi lập xong kế hoạch dòng tiền, sẽ có các kết cục cần xử lý sau:

• Doanh nghiệp đủ tiền (thặng dư dương, dòng tiền vào trừ dòng tiền ra luôn dương): Doanh nghiệp chưa nên chấp nhận ngay nên đưa ra câu hỏi “với biện pháp này còn có thể làm tăng thặng dư ở các tháng nữa không, nếu có thì bằng cách nào, nếu không thì tại sao?
  
• Doanh nghiệp thiếu tiền: Thiếu toàn diện - tháng nào cũng thiếu: nên tăng các khoản thu và giảm chi (hoãn chi và giảm giá trị chi); doanh nghiệp vẫn thiếu tiền: huy động thêm vốn góp, xây dựng phương án tài chính vay vốn cho cả năm năm; thiếu “cách nhật” - có tháng thiếu, có tháng đủ bộ phận tài chính cần trao đổi lại với giám đốc để xác định lại khoản nào quan trọng hơn khoản nào.
  

Kế hoạch dòng tiền là bản kế hoạch kiểm chứng, bản kế hoạch kinh doanh bằng giá trị tiền tệ chứng minh tính khả thi của các bản kế hoạch đã được lập. Kế hoạch dòng tiền khả thì thì các kế hoạch khác mới có giá trị.

• Cash - Kế hoạch chi phí
  

Chỉ cần thực hiên nhập liệu ở tiểu mục chi phí và phân loại rõ định phí - biến phí, chi tiết theo từng tháng. Bản kế hoạch chi phí và kế hoạch dòng tiền sẽ giúp ban giao đốc ty sẽ xác định được biên lợi nhuận mong muốn. 
Lưu ý cần phải lập khoản chi phí dự phòng phát sinh.

• PL01&PL02 - Bản lợi nhuận kinh doanh kế hoạch
  

Break-even - Bản kế hoạch điểm hòa vốn: Căn cứ tính theo bản kế hoạch chi phí - Total _Cost_Plan.

Lời khuyên: Doanh nghiệp có quy mô doanh thu dưới 50 tỷ/năm không cần thiết phải lập bản kế hoạch điểm hòa vốn. Doanh nghiệp bán lẻ, bán cho đại lý có đơn hàng trở lại liên tục nên lập bản kế hoạch điểm hòa vốn. 

Khuyến nghị từ chuyên gia Vũ Long: Ở nhiều công ty, chưa triển khai gì thì nhân sự phụ trách tài chính kế toán đã khẳng định là không thể làm được, là khó khăn này nọ; là không có thời gian...., lời khuyên của tôi là HÃY KIÊN ĐỊNH, những việc nêu trên mới chỉ ở mức độ Basic (Cơ bản). Tuy nhiên nếu triển khai mà Giám đốc doanh nghiệp không tuân thủ và không giữ kỷ luật thì triển khai những nội dung trên cũng không giải quyết được việc gì cho doanh nghiệp.

__________________________________
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa Setup công ty và vạn hành kinh doanh bài bản V03 - Setup hệ thống tài chính trên Giamdoc.net