Hoạt động quản trị doanh nghiệp: Tổ chức công tác hạch toán kế toán - Kỷ luật Tài chính CEO

Kế hoạch tài chính kinh doanh – CEO cần quản trị chính mình
​Để hoạt động quản trị doanh nghiệp được hiệu quả, cần sự đồng thuận trong công tác lập kế hoạch tài chính kinh doanh cần thực hiện các công việc sau:

     1.  Kiện toàn hoàn thiện các vấn đề liên quan đến hồ sơ góp vốn, nếu doanh nghiệp nào trót để trình trạng vốn ảo lớn quá, thì bây giờ tìmcách cân nhắc lại xem thực sự mình có cần thiết để số vốn đó trên Giấy phép đăng ký kinh doanh không hay là nên giảm vốn.
     2.  Những thành viên góp vốn chung cần có một cuộc họp để hiểu biết chung về vấn đề vốn góp và chia lợi nhuận. Để tránh việc mất đoàn kết sau này, các cổ đông phải thống nhất với nhau về:

• Trách nhiệm góp vốn.
• Quyền hạn của người góp vốn. 
• Trình tự pháp lý sang nhượng và rút vốn. 

 
Kế toán cùng Giám đốc phải xây dựng sẵn các bộ hồ sơ chứng từ biểu mẫu để hoàn thiện ghi nhận trách nhiệm và quyền lợi của người góp vốn (như Biên bản hoặc chứng nhận góp vốn). Nếu trong đó có một người chưa hoàn thành phần vốn góp đã thỏa thuận thì trách nhiệm và quyền lợi của họ ứng với số tiền họ đã thực góp tính tại thời điểm phát sinh vấn đề.
 
Ví dụ minh họa: Vốn góp trên Giấy phép đăng ký kinh doanh là 5 tỷ:
          - Ông A 2 tỷ -> góp đủ
          - Ông B 1 tỷ -> góp đủ
          - Ông C 1 tỷ -> góp 500tr
          - Ông D 1 tỷ -> góp 100tr
Tổng số vốn điều lệ thực tế là 3.6 tỷ vậy thì hạch toán kế toán phải là con số 3.6 tỷ. Nếu như theo như vốn góp ban đầu thì tỉ lệ của ông A là 2/5, nhưng bây giờ phát sinh nghĩa vụ và quyền lợi thì ông A là 2/3.6. Do đó nguyên tắc là ở bất kỳ thời điểm nào khi phát sinh quyền lợi và nghĩa vụ tài sản phải ứng với tỷ lệ phần trăm của số vốn thực tế đã góp chứ không phải theo số ghi trên Giấy phép đăng ký kinh doanh.

     3.  Cần trao đổi xác định rõ về doanh thu, chi phí và lợi nhuân (Cụ thể được quy định trong Quy chế tài chính) nhưng phải được thống nhất     với nhau về nguyên lý và có sự hiểu biết chung về doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
- Doanh thu là gì? Rất dễ nhầm lẫn giữa doanh thu và thuật ngữ thu tiền. Nếu làm dự án, người ta chuyển tiền trước cho công ty là khoản nợ phải trả không phải là doanh thu hay lợi nhuận. Khi chia lợi nhuận cho cổ đông nên có nguyên tắc về khống chế hàng tồn kho, khống chế công nợ, khống chế về các khoản đầu tư khác.
- Chi phí là gì? Ngoài các chi phí bằng tiền đếm được, chi bằng chứng từ còn có các chi phí về khấu hao, chi phí đã trả tiền trong quá khứ rồi nhưng mới được ghi nhận. Cần phải phân tích để cùng hiểu về cấu trúc của bản kết quả sản xuất kinh doanh. 
- Lợi nhuận là gì? Hiểu đơn giản là bằng doanh thu thuần trừ đi các khoản chi phí phát sinh. 
 
-  Để hoạt động quản trị doanh nghiệp được hiệu quả, doanh nghiệp cần Lập kế hoạch nguồn vốn: Phụ thuộc vào kế hoạch tài chính kinh doanh với 5 bước đã được trình bày ở bài viết trước.
 
Doanh nghiệp vừa phải triển khai vừa phải có hoạt động truyền thông để tất cả nhân sự trong công ty từ nhân sự cấp trung đến nhân sự cấp dưới hơn cùng hiểu một điều là Tại sao phải lập kế hoạch? Tại sao phải duy trì công việc cho kế hoạch? Nếu không duy trì theo kế hoạch thì điều gì sẽ xảy ra? Cần làm nổi bật được ý, Nếu không có kế hoạch thì nhân sự trong công ty dường như không hoạch định được tuần tới, tháng tới tôi làm gì? Nghĩa là nhân viên sẽ làm việc thụ động, việc gì phát sinh cũng sẽ hỏi - việc gì cũng đến tay giám đốc? Lâu dần sẽ hình thành tập quán trong công ty tư nhân nhưng cứ Xin - Cho, mà đã là xin cho thì người ra quyết định nó chắc chắn bị ảnh hưởng bởi cảm xúc, bởi trạng thái của sức khỏe....Chủ Doanh nghiệp sẽ không bao giờ có được nguyên tắc và sự công bằng nhất định trong công tác điều hành. Vô hình chung nó biến tất cả những người làm trong công ty trở thành những người giúp việc cho ông chủ theo kiểu sai bảo (giải quyết cho anh việc này, cho anh việc kia,...). Nhưng nếu vấn đề phát sinh ra thì nhân sự không đủ thẩm quyền và không có phương án xử lý và lại đi hỏi? 
 
Mỗi công ty có những văn hóa riêng, thói quen riêng, tập quán riêng, quan hệ riêng, để thống nhất doanh nghiệp cần bắt đầu với công tác lập kế hoạch tài chính kinh doanh. 
 
Lời khuyên: Cần thay đổi thói quen vì trong trường học nhân viên chưa bao giờ được hướng dẫn cách lập kế hoạch, về văn hóa phản biện vì môi trường giáo dục của Việt Nam chưa đề cao tính phản biện, lâu dần trở thành một tập quán. Nên doanh nghiệp cần thuyết phục nhân viên bằng một chế tài, bằng sự động viên thì thói quen đó bắt đầu thay đổi. Để truyền thông được hiểu quả chủ doanh nghiệp cần phải: Gương mẫu và giữ kỉ luật.
Tham khảo “Quy tắc huấn luyện ngựa”: Tạo ảnh hưởng lên nhưng người còn lại vì thông thường họ nhìn nhau sống là chính, chứ không bao giờ nghe sự giáo huấn của người khác. Do đó để ra được kế hoạch để giao khoán thực chất để quản trị cả hai bên, một mặt để trao quyền một cách chính thức cho nhân sự cấp trung nhưng ngược lại để quản trị doanh nghiệp. Cần có văn bản được ký đóng dấu đầy đủ và truyền thông rõ ràng.
 
Tổng kết: Cho nên để thay đổi doanh nghiệp thì chủ doanh nghiệp | CEO cần phải văn bản hóa để quản trị chính mình chứ không phải quản trị người khác. Cho nên 50% của công tác kế hoạch và giao khoán để trao quyền và quản trị nhân viên và 50% còn lại quản trị chính mình. Đây chính là tâm lý quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Muốn thành công và bền vững cần setup vận hành công ty bài bản.

(Tác giả: Chuyên gia Vũ Long, Giamdoc.net | Biso24 ERP | bisovina.com )