Kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty và truyền thông nội bộ

     1.  Sắp xếp vị trí quản lý ở cấp phòng ban bộ phận

• Cho nhân sự tham dự vào quá trình xây dựng tổ chức, phân định các luồng công việc. 
• Động viên, thuyết phục, khích tướng, áp đặt.

       2.  Thể chế hóa

• Quyết định ban hành cơ cấu mới bằng văn bản cụ thể. Xem xét trong điều lệ công ty hoặc các thỏa thuận của các thành viên đang đề cập tới vấn đề gì để ban hành quyết định cho phù hợp.
• Quyết định điều chuyển, sắp xếp, bổ nhiệm nhân sự cấp trung theo cơ cấu mới.

Lời khuyên: Quyết định bổ nhiệm phận sự công việc, chức năng nhiệm vụ, ngạch bậc lương,...nên ban hành đầy đủ bằng văn bản có ký tá đầy đủ, đây là một trong ba thành tố định hình quyền lãnh đạo phòng ban bộ phận của nhân sự cấp trung. Đừng bổ nhiệm bằng miệng. Nên bổ nhiệm vị trí nhân sự cấp trung theo nhiệm kỳ, đừng bổ nhiệm vĩnh viễn, thời gian nên bổ nhiệm là 2 năm. Ở các chức danh quản trị cấp phòng ban bộ phận, nên quản trị theo ủy nhiệm trao quyền (KPR - kết quả then chốt mang lại cho phòng ban bộ phận).

     3.  Truyền thông & Kick-off (bắt đầu áp dụng)  

• Truyền thông: Cần phân cấp truyền thông, cơ cấu tổ chức của phòng ban bộ phận, chức năng nhiệm vụ của phòng ban bộ phận phải giao cho nhân sự mới được bổ nhiệm truyền thông giải thích cho toàn bộ nhân sự của phòng ban bộ phận. Tiến hành ở từng phòng ban bộ phận.
• Truyền thông chung định hướng của công ty, môi trường công ty tốt như thế nào, tạo không gian để người lao động được phát triển, sống và làm việc hạnh phúc trong môi trường đó ra sao, với kỳ vọng năm nay lương chưa tăng, thưởng chưa có nhưng đây là cơ sở vững chắc để người lao động hiểu được khi công ty có thành quả, người lao động sẽ được lĩnh thưởng, lương tốt hơn,...những ý này nên đưa vào thông điệp truyền thông với thâm thế thực lòng từ mong muốn của chủ doanh nghiệp. 
• Thời gian truyền thông nên thực hiện trong một tuần.
• Thông điệp truyền thông: 

1. Phải thừa nhận và chỉ ra rằng trong quá khứ việc tổ chức và phân công công việc tại công ty chưa chuẩn hay còn mặc phải sai lầm chồng chéo.
2. Định hướng và mục đích của việc xây dựng lại cơ cấu tổ chức công ty: nhằm từng bước xây dựng môi trường công ty, phân luồng và phân công công việc hợp lý hơn, tạo ra một nơi làm việc tốt đẹp và hạnh phúc hơn, kỳ vọng thăng tiến và thu nhập cao hơn cho đội ngũ nhân sự trong công ty. 
3. Đồng bộ với cơ chế của kinh doanh - tài chính - nhân sự, để luồng công việc trong công ty được thông suốt, không có sự tranh chấp, trách mắng, đổ lỗi, chỉ trích giữa các phòng ban bộ phận.
4. Mong muốn tạo ra mô thức cho công ty hoạt động tự động - tự động hóa doanh nghiệp, tạo ra không gian cho các nhân sự, đặc biệt là nhân sự cấp trung “có đất diễn”, phát huy năng lực của mình, khẳng định bản thân.

Tâm lý quản trị: Những nhân sự được quyết định bổ nhiệm trong sự kiện truyền thông nên có quyết định bổ nhiệm trước đông đảo nhân viên trong công ty.

Lưu ý: Sau khi đã thực hiện xong việc phân tích chuỗi giá trị, nên tìm các nhân tố có tính tích cực, tin cậy trong doanh nghiệp để hỏi ý kiến, lắng nghe góp ý, phát kiến hoặc hỏi để động viên, để phát sinh năng lượng tích cực, để họ cùng tham gia vào công cuộc kiện toàn hoàn thiện tổ chức công ty. Giúp lan tỏa năng lượng tích cực tới nhân sự khác, tác động hàng ngày lên thái độ, hành vi của những phòng ban khác, nhân sự khác. Chủ doanh nghiệp không phải lúc nào cũng có thời gian để sâu sát, lắng nghe được mọi tâm tư tình cảm, khó chịu trong tổ chức đang diễn ra nên cần có các nhân tố có tính tích cực hỗ trợ. Trong quản trị, nên có những nhân sự là nhân tố tích cực (vì họ sống đẹp, gương mẫu, hòa đồng, có sức ảnh hưởng mặc dù có thể vị trí không cao trong công ty).

Kick-off: Nên tổ chức một sự kiện đủ trang trọng mang tính chất “mát và lành”. Tránh những sự kiện Team building độc hại - gây kích động tính xấu trong nhân viên. Để lại dấu ấn tích cực, có kịch bản tổ chức bài bản. Khi chủ doanh nghiệp có tư thế - tâm thế - làm việc đẳng cấp, nhân viên sẽ học theo, nhìn theo để trưởng thành hơn, dung dưỡng nhân sự cho doanh nghiệp.

____________________________
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Longwww.youtube.com/@giamdocnet - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net