Hướng dẫn soạn thảo chức năng nhiệm vụ theo cấu trúc (Phần 2)

Cần lưu ý khi thực hiện soạn thảo chức năng nhiệm vụ cần tránh “bẫy” nhân sự làm theo thói quen. Cần bóc tách luồng công việc của các phòng ban bộ phận khác nhau, phải dứt điểm và trọn vẹn ở phòng ban bộ phận đấy, không được “dắt dây”. Để thuận lợi ghép các nội dung vào biểu mẫu chức năng nhiệm vụ, Giamdoc.net có chuẩn bị sheet: Thamkhao để giúp các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện.

​

Tùy theo đặc thù của mình, doanh nghiệp có thể lựa chọn bỏ bớt, hoặc bổ sung thêm, hoặc sửa đổi lại câu chữ cho phù hợp với việc thiết kế biểu mẫu của công ty của mình. Dựa vào biểu mẫu được xây dựng sẵn cấu trúc kèm theo phần tham khảo, các doanh nghiệp dễ dàng thực hiện được việc xây dựng chức năng nhiệm vụ cho các phòng bàn của công ty mình. 

Giải đáp các câu hỏi từ học viên:

Câu 1: Cần thêm phần tham khảo của phòng ban/bộ phận R&D ở công ty thương mại.
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long:  R&D ở công ty thương mại không nên thiết lập riêng chức năng nhiệm vụ. Nên tham khảo chức năng số 5. Nghiên cứu phát triển, tham mưu. Với trường hợp hoạt động R&D, xu hướng sản phẩm mới hoặc sản phẩm lỗi thời trong công ty thương mại, không nên thiết lập phòng R&D trong sơ đồ tổ chức, mà chỉ cần thành lập ban R&D có sự tham gia của nhân sự R&D chuyên trách, marketing, bán hàng, giám đốc thực hiện R&D định kỳ, đề xuất các sản phẩm dịch vụ có thể kinh doanh hoặc bị thay thế. Không nên thiết lập một phòng ban riêng tránh sự phức tạp trong việc quản lý.
Những công ty lớn, có riêng phòng R&D, thực hiện việc nghiên cứu phát triển sản phẩm mới như một dự án, nên thiết lập riêng chức năng nhiệm vụ cho phòng R&D. 

Câu 2: Hoạch định kế hoạch nguồn nhân lực ở phần kế hoạch luôn được không?
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Trong trường hợp phòng ban bộ phận có nhiều nhân sự, kế hoạch hành động phòng hoặc kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân sự có thể lập chung được. Vai trò hoạch định nhân sự đã được ghi rõ trong phần vai trò trách nhiệm.

Câu 3: Biểu mẫu được thiết kế dễ nhìn, dễ áp dụng cho doanh nghiệp. Có thay thế cho bản mô tả công việc được không.
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Có thay thế được cho bản mô tả công việc. Hoặc doanh nghiệp có thể làm riêng mô tả công việc gắn với thông tin từ biểu mẫu này, lấy ở cột Người thực hiện (R1). Nếu doanh nghiệp hoàn thiện tốt biểu mẫu này có thể xuất riêng cho từng phòng ban, bộ phận mà không cần làm mô tả công việc. Riêng trường hợp các doanh nghiệp có thêm chức năng thực thi giao lắp, bảo hành bảo trì, Giamdoc.net sẽ tiêu chuẩn hóa biểu mẫu này hơn để các doanh nghiệp có thể ứng dụng.

Câu 4: Công ty thương mại, có 10 nhân sự, hiện tại kiêm nhiệm nhiều, có nên chia ra chức năng cụ thể bỏ vào bộ phận không? Cần lưu ý gì khi vẫn để kiêm nhiệm?
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Kiêm nhiệm chỉ nên sử dụng trong thời kỳ quy mô kinh doanh chưa đủ lớn, doanh nghiệp có xu hướng kiêm nhiệm để tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn phải xây dựng chức năng nhiệm vụ để khi bố trí công việc, chỉ rõ cho người lao động thấy được công việc chính và việc kiêm nhiệm, cùng với mức lương cho từng công việc cụ thể.

Câu 5: Thêm chức năng nhiệm vụ của giám đốc.
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: chi tiết trong mục 2.2. Chức năng nhiệm vụ Giám đốc điều hành và từng phòng ban bộ phận của biểu mẫu Cochevanhanh_V05_Mau01 đã được đính kèm theo khóa học của Giamdoc.net. Vì đây là quản lý điều hành, không tham gia trực tiếp vào quá trình thực thi chuỗi giá trị mà chỉ mang tính chất điều hành, điều phối và dẫn dắt nên cần được soạn thảo riêng trong cơ chế vận hành.

Câu 6: Công ty với quy mô nhỏ có hơn 20 nhân viên, đang hoạt động theo mô hình phân phối truyền thống GT, với thị trường toàn quốc có 3 chị nhánh Bắc - Trung - Nam thì việc sắp xếp phòng kinh doanh với 10 nhân sự như thế nào cho phù hợp.
Trả lời từ Chuyên gia Vũ Long: Công ty có thể vẫn thiết lập phòng kinh doanh hoặc tổng phụ trách hoặc giám đốc trực tiếp phụ trách, nhưng nên chia rõ 3 team cho 3 miền. Chức năng nhiệm vụ giống nhau nhưng kế hoạch doanh thu, ngân sách, hành động cho 3 team ở 3 miền khác nhau.

_____________________
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net

​