Hướng dẫn soạn thảo chức năng nhiệm vụ theo cấu trúc (Phần 1)

Phần lớn nhân sự cấp trung trong các doanh nghiệp hiện nay, có thể còn đang nhìn nhận sai về vai trò và tầm quan trọng của mình trong công ty. Đôi khi, họ suy nghĩ một cách đơn giản như có quyền được sai bảo người khác, được bố trí công việc, được quản lý nhân viên mà chưa hình dung hết được các công việc có liên quan đến xây dựng hệ thống, lập kế hoạch và báo cáo cấp phòng ban bộ phận - là một vai trò rất quan trọng và lớn của nhân sự cấp trung. 

​

Thông qua hướng dẫn của Chuyên gia Vũ Long, không những giúp doanh nghiệp công thức hóa để soạn thảo chức năng nhiệm vụ mà còn là sở cứu (cơ sở và căn cứ) quan trọng để chủ doanh nghiệp trao đổi lại với nhân sự cấp trung hoặc khi tuyển dụng mới, chủ doanh nghiệp sẽ có được tài liệu giống như kim chỉ nam để thảo luận về vị trí công việc, lương thưởng dễ dàng hơn.

Cấu trúc chức năng nhiệm vụ: Viết tên công ty
Phòng ban: Ghi tên phòng ban/bộ phận đang tiến hành xây dựng chức năng nhiệm vụ
Cách thức xây dựng: Thống nhất theo các bước sau

Bước 1: Tổ chức họp và thống nhất với nhân sự cấp trung về cấu trúc chức năng nhiệm vụ cấp phòng ban.

Chức năng nhiệm vụ là gì?
Tức là phòng ban bộ phận tham gia vào thực thi chuỗi giá trị của công ty: làm hàng, sản xuất, truyền thông quảng cáo, bán hàng, chăm sóc khách hàng, lắp đặt,... Ngoài việc thực thi chuỗi giá trị còn có các hoạt động quản lý: tài chính kế toán, hành chính nhân sự, pháp chế, R&D,... Dưới quan điểm phân cấp quản lý, phân cấp tài chính, phân cấp nhân sự, phòng ban bộ phận nào cũng cần có các vai trò trách nhiệm liên quan đến quản lý tài chính, quản lý nhân sự,...

Chức năng nhiệm vụ của bất kỳ phòng ban nào cũng bao gồm 2 phần: 
Phần 1: Vận hành chuỗi giá trị, không riêng gì trưởng phòng mà toàn bộ nhân viên trong phòng ban bộ phận đều tham gia vào quá trình này.
Phần 2: Quản lý điều hành hoạt động của phòng ban/bộ phận thuộc trách nhiệm của trưởng phòng.

Hướng dẫn minh họa thực hiện soạn thảo chức năng nhiệm vụ cho phòng bán hàng.

5 chức năng nhiệm vụ quản lý điều hành:

Phần màu vàng trong biểu mẫu trên thể hiện chức năng của phòng ban/bộ phận. Phần in đậm thể hiện các nhiệm vụ chính phòng ban/bộ phận phải thực hiện. Trong mỗi nhiệm vụ có nhiều việc cụ thể phải làm, thực hiện chia tiếp xuống các dòng trong biểu mẫu. Giúp đồng bộ và liên kết dữ liệu này với bản mô tả công việc và phiếu KPI. 
Trong trường hợp phòng ban lớn, có nhiều bộ phận nhỏ, ví dụ gọi là phòng kinh doanh, bao gồm các bộ phận: bán hàng online, bán hàng GT, bán hàng B2B, truyền thông quảng cáo,...mỗi nhiệm vụ thuộc bộ phận nhỏ nào phụ trách, ghi rõ vào cột Bộ phận, tổ/nhóm trực thuộc phòng của biểu mẫu.

     1. Tiêu chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ bán hàng: bao gồm các việc sau

• Quy trình biểu mẫu và hồ sơ nghiệp vụ: phòng bán hàng phải có trách nhiệm xây dựng quy trình biểu mẫu và hồ sơ nghiệp vụ chi tiết với các việc sau:

    . Xây dựng quy trình bán, tài liệu bán
. Bộ hồ sơ nghiệp vụ bán hàng,...

• Định mức - hạn mức - cơ chế phòng: mỗi phòng ban bộ phận phải có trách nhiệm phối hợp với phòng ban khác và ban giám đốc để xây dựng rõ định mức, hạn mức và cơ chế của phòng ban bộ phận.
• Bộ chỉ tiêu - chỉ số đo lường: Mỗi phòng ban bộ phận phải xây đựng được cách tính, các đo lường các chỉ số: năng suất bán hàng, tỷ lệ chuyển đổi, KPI,...
• Nhiệm vụ đặc thù khác theo công ty: bổ sung các nhiệm vụ khác tùy theo doanh nghiệp.
  

​     2.  Lập kế hoạch:

Bao gồm:

• Lập kế hoạch theo năm, theo qúy, tháng hoặc hàng tuần hoặc theo dự án/vụ việc. 
• Quản trị rủi ro của hoạt động tương ứng: đặt trong giả định nếu có rủi ro xảy ra, sẽ phải hành động như thế nào. 

Bắt buộc phòng ban/bộ phận nào cũng bắt buộc phải lập kế hoạch: ví dụ bộ phận kế toán phải lập kế hoạch tài chính kinh doanh, dòng tiền, thu hồi công nợ; bộ phận bán hàng lập kế hoạch bán hàng, phát triển thị trường; bộ phận truyền thông quảng cáo lập kế hoạch truyền thông quảng cáo; bộ phận mua hàng lập kế hoạch mua hàng, thanh toán cho nhà cung cấp; bộ phận sản xuất lập kế hoạch sản xuất,...

     3.  Thực thi công việc / nghiệp vụ lõi:

Sau khi thực hiện chức năng lập kế hoạch, cần thực thi các công việc. Ví dụ bộ phận kế toán là thực thi tiếp nhận và xử lý chứng từ, hạch toán, kê khai báo cáo thuế, lập báo cáo tài chính, giải trình số liệu, kiểm soát định mức,... với bộ phận bán hàng thực thi tìm kiếm khách hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, thu hồi công nợ,... liệt kê hết vào biểu mẫu các nhiệm vụ thực thi. Mỗi nhiệm vụ thực thi chia nhỏ thành các việc cụ thể để có thể phân công phân nhiệm cho các vị trí ở trong phòng ban bộ phận.

​     4. Đo lường, báo cáo:

Chỉ rõ phòng ban bộ phận phải lập báo cáo gì, biểu mẫu nào, thông tin gì và gửi cho ai. Lập báo cáo hàng năm, quý, tháng hay dự án/vụ việc.
Những đo lường về chi phí, hiệu quả tính tối ưu của phòng ban,...phải thực hiện.

     7.  Nghiên cứu và tham mưu:

Bất luận phòng ban/bộ phận nào cũng có chức năng này để báo cáo với ban giám đốc hoặc cấp trên. Ví dụ phòng kế toán là nghiên cứu, tham mưu về cơ chế chính sách tài chính tín dụng để báo cáo và tham mưu với ban giám đốc cần thay đổi như thế nào, điều chỉnh thế nào để áp dụng được các chính sách vĩ mô. Tham mưu đề xuất quy trình thanh toán cần cải tiến những gì,...hay bộ phận mua hàng nghiên cứu tìm hiểu thông tin về chính sách vĩ mô, chính sách nhập khẩu mới, quy định mới của cơ quan thuế có ảnh hưởng đến sản phẩm hay thuế đầu vào hay không,...

Từ các chức năng trên, có thể công thức hóa được chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban bộ phận trong doanh nghiệp.

Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng ban/bộ phận:

Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng ban bộ phận đã được Chuyên gia Vũ Long minh họa chi tiết trong biểu mẫu đính Tochuc_CNNV_V5 đính kèm theo khóa học Tổ chức vận hành, lãnh đạo, văn hóa trên Giamdoc.net.

Theo chiều ngang của biểu mẫu: nếu có bộ phận trực thuộc phòng bàn, cần ghi rõ ở cột Bộ phận, tổ/nhóm trực thuộc phòng của biểu mẫu. Từng chức năng nhiệm vụ do ai thực hiện, ghi rõ vào cột PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ. Mô tả chi tiết thực hiện từng chức năng nhiệm vụ, nghiệp vụ, quy trình, biểu mẫu,... ghi rõ vào cột CHI TIẾT NGHIỆP VỤ. Lưu ý: ở phần mô tả công việc hướng dẫn chi tiết phải do nhân viên tham gia viết. Phần nghiệp vụ hạch toán chỉ dành cho bộ phận kế toán. Phần quy trình, biểu mẫu: ghi rõ mã quy trình, mã biểu mẫu áp dụng. Bộ hồ sơ chứng từ gồm những gì cần ghi rõ. Tham chiếu từ nguồn nào cần ghi rõ: ví dụ tham chiếu chính sách giá hay biểu mẫu FM01.

Lời khuyên: Cần lưu ý khi thực hiện soạn thảo chức năng nhiệm vụ cần tránh “bẫy” nhân sự làm theo thói quen. Cần bóc tách luồng công việc của các phòng ban bộ phận khác nhau, phải dứt điểm và trọn vẹn ở phòng ban bộ phận đấy, không được “dắt dây”.  

--------
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Lãnh đạo, tổ chức, vận hành công ty trên Giamdoc.net