Tổ chức phòng (bộ phận) Tài chính kế toán: Hồ sơ tài sản công ty

Ở bài viết trước, tác giả đã hướng dẫn xây dựng Bộ biểu mẫu ứng dụng vào hoạt động quản trị doanh nghiệp -  quản trị chi phí, tổ chức công tác kế toán: ở giao dịch mua. Tiếp theo là các giao dịch khác tại doanh nghiệp theo chi tiết sau:

1. Giao dịch mua:

Để hệ thống hồ sơ hạch toán kế toán cho giao dịch mua cần phân biệt 2 trường hợp: Mua B2B, mua trực tiếp từ nông dân hoặc người sản xuất trực tiếp nhưng không kinh doanh.

Hồ sơ chứng từ của giao dịch mua B2B bao gồm:

1. Hợp đồng (một lần; nguyên tắc - hợp đồng khung, chưa chỉ được rõ giá trị của hợp đồng, kèm theo PO). 
2. Văn bản giao nhận (người nhận, người giao). Hợp đồng của các DN hiện nay không thống nhất được phụ lục giao dịch: người thực hiện thủ tục thanh toán, xuất hóa đơn, người có quyền hành, thẩm quyền ký vào biên bản giao nhận - phải là nhân sự của DN và phải được đưa vào giấy giờ giao dịch được ký kết bởi hai công ty. Lời khuyên: Khi ký giao nhận, cần bổ sung thông tin về giá trị thanh toán và công nợ. Thời điểm ký xác nhận hoặc thông báo thông tin rõ ràng nhất.
3. Hóa đơn tài chính
4. Chứng từ thanh toán hoặc công nợ - biên bản đối chiếu công nợ, giấy xác nhận nợ.
5. Giấy tờ khác theo đặc thù của DN: Giấy kiểm nghiệm chất lượng/tiêu chuẩn đặc thù nếu có,...

Hồ sơ chứng từ của giao dịch mua trực tiếp từ cá nhân hoặc người sản xuất trực tiếp nhưng không kinh doanh:

1. CMND/CCCD
2. Bảng kê mua lẻ
3. Ký xác nhận
4. Giấy tờ giao nhận
5. Chứng từ thanh toán

Trường hợp mua thanh lý của hộ gia đinh, mua thu gom phế liệu của người trực tiếp thu gom, hồ sơ chứng từ tương tự như trên.

Mua nhập khẩu: Tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu.

2. Giao dịch thuê tài sản của cá nhân:

Hợp đồng thuê dưới 100tr/năm của cá nhân chỉ cần có hợp đồng thuê, không cần công chứng. Có hồ sơ của tài sản thuê (thuê nhà: photo sổ hồng, thuê xe: photo sao y giấy tờ xe,...). Có chứng từ thanh toán.

Hợp đồng thuê từ trên 100tr/năm: hợp đồng ghi rõ bên nào kê khai nộp thuế (thuế môn bài, thuế GTGT, thuế TNCN). 

• Bên cho thuê tự kê khai tự nộp, trả lại chứng từ cho bên thuê.
  
• Bên thuê kê khai và nộp thay bên cho thuê: giấy ủy quyền, tờ khai, giấy nộp tiền.
  

3. Giao dịch nhân sự tiền lương

Bộ hồ sơ đủ điều kiện ghi nhận chi phí nhân sự tiền lương:

• Hợp đồng lao động
• Hồ sơ người lao động
• Khai trình lao động
• Quy chế lương - thưởng
• Bảng lương được ký từng kỳ
• Chữ ký người lao động trên bảng lương hoặc phiếu lương (Trừ trường hợp trả lương qua ngân hàng)
• Hồ sơ bảo hiểm.
• Hồ sơ khác: Giấy từ nghiệm thu làm thêm giờ, hợp đồng khoán việc, hồ sơ thuế TNCN.

Lao động thuê ngoài, hợp đồng ngắn hạn: kèm theo Bản cam kết chưa đến mức nộp thuế TNCN.

4. Hồ sơ Tài sản cố định:

Nghiệp vụ đầu tư mua sắm: Hợp đồng mua, giao nhận, chứng từ hao phí lắp đặt chạy thử, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu, quyết định của giám độc hoặc HĐTV đưa TS vào sử dụng tại bộ phận/phòng ban, 
 => Riêng với tài sản tự chế hoặc xây lắp: Phương án dự toán, thống kê hoặc hợp đồng thi công lắp đặt của bên nhà thầu, biên bản nghiệm thu, quyết định đưa vào sử dụng. Đối với tài sản hình thành từ xây lắp: bộ tiêu chuẩn biên bản nghiệm thu cấu phần, nghiệm thu khối lượng, nghiệm thu kỹ thuật và bộ hồ sơ quyết toán. Khi ký hợp đồng xây lắp với đơn vị thi công yêu cầu bộ hồ sơ hoàn chỉnh, từ các biển bản nghiệm thu theo tiến độ đến bộ hồ sơ hoàn công  quyết toán.

Nghiệp vụ sử dụng: Chứng từ hạch toán, chứng từ phân bổ chi phí khấu hao
Nghiệp vụ bán thanh lý: Biên bản họp (ngoại trừ DN MTV), biên bản thanh lý, hợp đồng bán thanh lý, biên bản giao nhận, hóa đơn tài chính, chứng từ thanh toán.

5. Hồ sơ giá thành ở đơn vị sản xuất, xây lắp:

Bao gồm các hồ sơ sau: Lệnh sản xuất, chứng từ xuất vật tư cho sản xuất, chứng từ luân chuyển công đoạn, chứng từ nhập thành phẩm, biên bản kiểm kê cuối tháng (để thống kê thàn phẩm, bán thành phẩm, vật tư thừa,...), báo cáo giá thành. Muốn tính được giá thành bắt buộc phải có công tác thống kê. 

Đây là những bộ hồ sơ quan trọng để cấu thành nên một hệ thống thông tin kế toán tốt đẹp hay giúp công ty xây dựng Hệ thống quản trị doanh nghiệp bài bản. 
​
_________________________________
Biên tập:  Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa Setup công ty và vạn hành kinh doanh bài bản V03 - Setup hệ thống tài chính trên Giamdoc.net