Để công ty SỐNG cần hoạch định và quản trị ngân sách, dòng tiền

Khi dựng được bức tranh tài chính ở bảng FM01, thấy rằng tỉ lệ doanh thu, chi phí, lợi nhuận rất ổn, tỉ suất lợi nhuận 5%, 7%, 10%, 12% , chủ doanh nghiệp thấy thích, đặt mục tiêu doanh thu năm nay đạt 300 tỷ, nhưng trước khi doanh nghiệp có được lợi nhuận thì cần đảm bảo cho công ty sống. Vậy để công ty sống được thì điều gì, yếu tố nào quyết định? Đó chính là tiền - bản FM02 hoạch định kế hoạch dòng tiền. Công ty CÒN TIỀN thì công ty còn SỐNG dù lợi nhuận có lỗ.

Nhưng nợ nhiều sẽ khiến chủ doanh nghiệp “rất mệt”, mở mắt ra là phải nghĩ cách chạy tiền trả nợ. Cho nợ nhiều cũng lâm vào tình cảnh đó, mở mắt ra phải /nghĩ cách “lấy tiền chỗ này đập vào chỗ kia” khiến chủ doanh nghiệp không còn đủ thông minh và sáng suốt để nghĩ đến chiến lược kinh doanh, kịch bản bán hàng, không còn một năng lực để làm việc. Hơn nữa đó còn là BẪY tiếp theo vì khi nợ nhiều sẽ có xu hướng “có nợ sẽ tìm cách xoay vần các khoản nợ đó bằng cách chạy tiền chỗ nọ đập vào chỗ kia”, nhưng thực tế cách làm này chỉ khiến nợ ngày càng nợ thêm. Vì cách làm này sẽ dẫn chủ doanh nghiệp đến những quyết định rất sai lầm, đó là vay tạm tiền thật ngắn trả cho khoản vay ngắn hạn, càng ngày thời hạn vay càng ngắn hơn để trả nợ cho các khoản vay dài hơn. Vậy nên chỉ sau 3 tháng sẽ kéo khả năng thanh toán gần như bằng 0. Đó là bẫy chạy tiền. Nhưng một khi chủ doanh nghiệp ở trạng thái đó sẽ không còn đủ tỉnh táo để nhận ra trừ trường hợp những công ty thuê giám đốc điều hành, có bộ máy tài chính kế toán riêng biệt, CEO sẽ tỉnh táo hơn bằng cách nợ cũ thì khoanh nợ và có kế hoạch trả nợ cũ riêng, lập kế hoạch tài chính kinh doanh riêng cho phần kinh doanh mới để công ty SỐNG. Các CEO nên nhớ trạng thái của một khoản nợ sẽ thay đổi khiến chúng ta đôi khi lâm vào hoàn cảnh "đứng cho nợ - quỳ xuống để đòi nợ".

​Lời khuyên: Vậy nên doanh nghiệp phải chủ động hoạch định và quản trị ngân sách, dòng tiền, để nếu cần thiết phải đi khất nợ thì phải làm 2 động thái: 
1) Doanh nghiệp chi trước một khoản tiền để trả nợ - để thể hiện ý chí muốn trả nợ,
2) Lập kế hoạch giãn nợ.

Khi lập kế hoạch dòng tiền, cần lưu ý FM01 có kết cấu thế nào thì tương đồng với kết cấu của FM02. FM01 gồm 3 phần: doanh thu; chi phí và lợi nhuận; FM03 cũng có kết cấu 3 phần: dư đầu kỳ; tiền vào, tiền ra, đầu tư,... và thặng dư hoặc thâm hụt tiền.

Chi tiết lập kế hoạch dòng tiền FM02: 

• Dư đầu kỳ: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tương đương tiền,..
• Dòng tiền vào: 

1. Lấy số liệu từ kế hoạch doanh thu. Nếu bán hàng không cho nợ, dòng tiền vào là doanh thu. Bán hàng cho nợ, dòng tiền thu hồi nợ đến  hạn trong năm tới, tiền doanh thu thu tiền ngay trong năm tới trừ đi phần công nợ luân chuyển qua năm.
2.  Tiền vay ngân hàng, vay từ công ty khác, huy động vốn cổ đông, tăng vốn kinh doanh, kêu gọi thêm quỹ,...

• Dòng tiền ra:

1. Mua hàng
2. Tiền ra cho nhân sự (lương, thưởng,...)
3. Đầu tư mua sắm

• Thặng dư / thâm hụt tiền:

1. Nếu kết quả khi lập kế hoạch dòng tiền ở đầu năm DƯƠNG, doanh nghiệp tự tin với bản kế hoạch tài chính kinh doanh. 
2. Nếu kết quả khi lập kế hoạch dòng tiền ở đầu năm ÂM là bình thường, dòng tiền âm nhưng đôi khi không âm cả năm, nhìn cả năm vẫn dương, trong năm có tháng âm tháng dương, sẽ nảy sinh các quyết định quản trị kinh doanh khi thấy được doanh thu - chi phí - lợi nhuận. Từ đó tạo ra sự chủ động ở các phòng, phân công công việc từ đầu tháng, đầu quý và đầu năm. Ngoài ra còn phân công theo dấu hiệu là khi thấy chỉ số dòng tiền chạm ngưỡng, chủ động đề nghị kế toán, trưởng phòng kinh doanh, trường phòng mua hàng họp với nhau để làm ra các kịch bản khác nhau: (1) Xin gia hạn với nhà cung cấp ít nhất 1 tuần, (2) Thực hiện chiết khấu để thu tiền về, (3) Vay nội bộ, (4)Trả lương trễ 10 ngày hay 1 tuần. 

Quản trị tài chính ăn thua ở kế hoạch để có thể dự liệu trước, muốn giảm thiểu được rủi ro về mặt tài chính thì cần có kế hoạch. Nếu lập kế hoạch dòng tiền thấy ÂM, ngay đầu năm nên dự kiến năm nay sửa chữa nhà máy, đầu tư mới nhưng dòng tiền âm thì cần phải cân nhắc lại là hoặc là dời thời điểm hoặc là thay đổi quy mô đầu tư hoặc là tìm nguồn vốn cho đầu tư hay là tạm ngưng đầu tư. Tức là luôn luôn dựng lên một bức tranh tài chình đồng thời phải đưa luôn  ra các giải pháp để kế hoạch dòng tiền KHÔNG ÂM.

Kết luận để xây dựng được mô hình tài chính doanh nghiệp cần chuẩn bị:

1. Thống kê, điều tra, xác nhận chi phí với các phòng ban bộ phận. Thông qua các câu hỏi: Các khoản chi phí, đặc biệt là định phí của công ty có CẮT được khoản nào không? Có khoản nào GIẢM được không? Có khoản nào BIẾN PHÍ HÓA được không? Có khoản nào BIẾN PHÍ HÓA một phần được không? 
2. Xác định ngân sách lương, bảo hiểm cho từng phòng ban bộ phận.
3. Phác thảo khung chính sách về bán hàng, thưởng, chi phí nghiệp vụ - từ đó xác định tỷ lệ biến phí theo doanh thu
4. Định nghĩa lại danh mục, khoản mục phí.

Lời khuyên: Với mỗi khoản chi phí (ví dụ chi phí nhân lực - lương, bảo hiểm, ăn ca, đồng phục, phúc lợi, tuyển dụng, đào tạo,...) doanh nghiệp cần đặt mã, đặt tên cho từng khoản mục chi phí và quan trọng nhất phải được thống nhất giữa ban giám đốc, các phòng ban có liên quan và bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán sử dụng cùng một danh mục chi phí đã thống nhất khi hạch toán kế toán. Doanh nghiệp cần hợp nhất / sửa đổi danh mục: danh mục chi phí, danh mục doanh thu, danh mục sản phẩm - hàng hóa - dịch vụ, danh mục đối tượng (nội bộ, nhà cung cấp, khách hàng).

Yêu cầu khi doanh nghiệp hoạch định tài chính dòng tiền:

1. Hoạch định BSC để làm căn cứ hoặc tham chiếu.
2. Số liệu không bị ám thị bởi “năm trước”. Theo quy luật “đường cong kinh nghiệm” - làm một việc nhiều lần, lần kế tiếp sẽ thành thạo hơn, thời gian ngắn hơn, chi phí ít hơn. Có thể số tuyệt đối không giảm, nhưng so số tương đối với doanh thu nhất định phải giảm. Vì động lực để doanh nghiệp phát triển có CHẤT về mặt tài chính, phải đảm bảo tốc độ tăng của doanh thu phải nhanh hơn tốc độ tăng của chi phí, đừng quá quan tâm đến số tuyệt đối.
3. Thảo luận, hiệp đồng giữ khối tài chính, kinh doanh, cung ứng để cùng làm.

Khuyến nghị:

1. Khối tài chính, Giám đốc không tự làm đơn phương.
2. Thống nhất danh mục chi phí, dòng tiền giữa FM01 với khoản mục phí của tài khoản kế toán (tài khoản chi phí loại 6).
3. Kiểm chứng nghiêm ngặt giá vốn.

Thông điệp: Doanh nghiệp nên kiểm soát chặt giá vốn, thậm chí chỉ cần kiểm soát chặc một chút của giá vốn cũng đủ tiền thưởng cho nhân viên. Vậy muốn tăng thưởng, tăng lương, tăng lợi nhuận thì phải tìm động lực để tăng, đó là mặt hàng nào có tỷ suất lợi nhuận lớn chính là giá vốn, động lực là tốc độ của vòng quay vốn, tốc độ của vòng quay vốn phụ thuộc vào tốc độ ra hàng, tốc độ ra hàng phụ thuộc vào tốc độ xử lý công việc của mỗi nhân viên. Muốn nhân viên xử lý công việc tốc độ được thì phải cho họ quyền tự chủ, muốn tự chủ được thì phải có không gian, muốn có không gian thì lập kế hoạch tài chính và kiểm soát dòng tiền.

____________________________
Biên tập:  Bùi Thúy - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền, Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Hoạch định Tài chính, trao quyền, giao khoán trên Giamdoc.net