Cấu trúc và bản chất chi phí trong hoạch định tài chính kinh doanh

Mô hình tài chính gồm 5 phần: 

• FM01: Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận
• FM02: Kế hoạch dòng tiền
• FM03: Doanh thu hòa vốn
• FM04: Kết cấu tài sản – Nguồn vốn
• FM05: Kế hoạch đầu tư mua sắm mới

Phần chi phí bao gồm các loại chi phí sau: 

• Chi phí giá vốn,
• Chi phí tài chính,
• Chi phí bán hàng,
• Chi phí quản lý doanh nghiệp,
• Chi phí khác.

Phân loại các chi phí thành các khoản nhỏ, xác định khoản chi phí chi tiết là định phí hay biến phí. Trình bày theo dòng thời gian năm trước và năm kế hoạch, tỷ lệ phần trăm của khoản chi phí so với doanh thu. Số liệu ghi ở cột năm trước là số liệu đã thực hiện, số liệu ghi ở cột kế hoạch là số liệu dự báo. Nếu doanh nghiệp dự báo được doanh thu như đã hướng dẫn, phần dự báo chi phí gần như chính xác 100%.

Bảng FM01 và FM02 vẽ ra một viễn cảnh, bức tranh tài chính kinh doanh của công ty trong suốt một năm. Độ chính xác và tính tin cậy nằm ở doanh thu. Chỉ cần xác định được phương pháp lập kế hoạch doanh thu thật tốt, doanh nghiệp có cơ sở để hoạch định bảng FM01 “Doanh thu - Chi phí - Lợi nhuận” có tính tin cậy cao. Quyết định giảm giá, tăng lương, mở thêm cửa hàng mới, xả hàng hay không,... phải dựa vào FM01. Sự khác biệt giữa kinh doanh bài bản và không bài bản doanh nghiệp coi FM01 là lõi của bài bản. Nếu doanh nghiệp muốn kêu gọi đầu tư hay vay vốn ngân hàng thì phải MINH BẠCH về tài chính - bởi vì đây là niềm tin lớn nhất, là sự “bảo kê” cho chữ tín, để thiết lập hợp tác kinh doanh. 

​FM01: Doanh thu – Chi phí – Lợi nhuận 
Là sự “biến tấu” của Bảng kết quả sản xuất kinh doanh.

Cấu trúc của bảng FM01: Bao gồm 3 phần - doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Phân tích chi tiết FM01:

     1.  Doanh thu: Số liệu lấy từ bản kế hoạch doanh thu.
     2.  Xác định chi phí giá vốn:  Giá vốn là những gì thuộc về chi phí công ty bỏ ra để có sản phẩm dịch vụ ở trạng thái sẵn sàng bán ra. Giá vốn là biến phí, biến đổi theo doanh thu, là chi phí có tỷ trọng lớn nhất. Phải tính được giá vốn bằng bao nhiêu % / doanh thu (tính chi tiết cho từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm). 

Lời khuyên: Với ngành kinh doanh thương mại thông thường, chi phí giá vốn luôn chiếm từ 80%tổng chi phí, giúp chủ doanh nghiệp tư duy khi nào cần xét đến động lực tăng lợi nhuận, nên tập trung vào giá vốn. 

     3.  Chi phí tài chính: lãi vay, lỗ tỷ giá, chi phí về đầu tư tài chính,... doanh nghiệp lấy số liệu từ 2 nguồn: khế ước, hợp đồng vay; xác định nhu cầu vốn (theo kế hoạch doanh thu, doanh nghiệp phải vay bao nhiêu vốn lưu động để quay vòng kinh doanh).  

     4.  Chi phí bán hàng: 

• Chi phí nhân lực: lương đội kinh doanh và bảo hiểm, tiền thưởng, tuyển dụng và đào tạo,... (là định phí và có 1 chút biến phí nếu doanh nghiệp áp dụng lương KPI, và khoản thưởng là biến phí). Xác định định biên nhân sự và mức lương bình quân, chi phí tuyển dụng và đào tạo dựa vào định biên nhân sự xác định số lượng nhân sự cần tuyển dụng thêm, các khoản chi phí phát sinh liên quan (chi phí tuyển dụng, chi phí thử việc, đào tạo thời kỳ đầu,...).
• Chi phí vật lực: thuê cửa hàng, thuê mặt bằng, mua xe, khấu hao xe cho đội kinh doanh đi thị trường, đồng phục, trang thiết bị, văn phòng phẩm,... tất cả đảm bảo điều kiện làm việc cho khối kinh doanh, truyền thông quảng cáo (phần lớn là định phí).
• Chi phí nghiệp vụ: ngân sách dành cho truyền thông quảng cáo, đóng gói bán hàng, công tác phí, lưu trú cho đội kinh doanh - bán hàng, chi phí hoa hồng môi giới trả cho bên thứ 3,... (là biến phí). 

Quan điểm của chuyên gia Vũ Long: biến phí hóa càng nhiều càng tốt, các khoản chi phí được chi trả tùy theo khoản doanh thu.

     5.  Chi phí quản lý doanh nghiệp

• Chi phí nhân lực: lương và bảo hiểm, thưởng, đào tạo và tuyển dụng của nhân sự gián tiếp (giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự,...),... (là định phí).
• Chi phí vật lực: thuê văn phòng, máy tính, xe cộ, văn phòng phẩm,... (là định phí).
• Chi phí nghiệp vụ quản lý: công tác phí, tiếp khách của ban giám đốc,.... (là định phí).

Tất cả các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đều là định phí do đó doanh nghiệp phải đo lường và thống kê, sau đó tiến hành GIÁO KHOÁN.

     6.  Chi phí khác: gọi là các khoản dự phòng.

Lời khuyên: Trọng điểm doanh nghiệp nên tập trung vào hai phần chi phí giá vốn và chi phí kinh doanh (chi phí bán hàng). Ngoại trừ ở doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm không quyết định được giá vốn. Các đơn vị sản xuất chú trọng vào tốc độ sản xuất, nguyên liệu tồn kho và tỷ lệ sai hỏng để kiểm soát giá vốn. Quản lý chi phí bán hàng thông qua giao khoán và trao quyền. Chủ doanh nghiệp cùng trưởng bộ phận kinh doanh bán hàng cùng tham dự tính ra chi tiết các khoản chi phí, để minh bạch số liệu sau đó tiến hành giao khoán và trao quyền.

_______________________
Biên tập:  Bùi Thúy - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền, Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa CEO Thực chiến V05 - Hoạch định Tài chính, trao quyền, giao khoán trên Giamdoc.net
​