Chức năng nhiệm vụ và bố trí nhân sự phòng tài chính kế toán

Hoạt động quản trị doanh nghiệp sẽ không hiệu quả nếu doanh nghiệp không có hệ thống thông tin kế toán tốt. Nếu doanh nghiệp nào còn chưa coi trọng công tác kế toán, chỉ chú trọng khai báo thuế thì nên thay đổi. Cần chú trọng nhân sự thực hiện các công tác kế toán nội bộ nhiều hơn là chỉ chú trọng đến công tác khai thuế. Nếu doanh nghiệp không tổ chức công tác kế toán và hạch toán kế toán “đến nơi đến chốn”, nếu từng tháng không biết được doanh thu chi phí thực tế, nếu không quản lý được hồ sơ công nợ chặt chẽ,...mọi nỗ lực bán hàng đều vô nghĩa, và giám đốc còn rất lâu mới “giải phóng” được mình khỏi những công việc lặt vặt không tên.

Tổ chức công tác kế toán

1. Tổ chức cơ cấu và bộ máy của phòng tài chính kế toán
2. Tổ chức lại về mặt nghiệp vụ và quy chuẩn hồ sơ

Hệ lụy sẽ gặp phải nếu doanh nghiệp không tổ chức phòng kế toán

1. Một hệ thống rất lộn xộn hồ sơ giấy tờ, thất thoát và không thể hạch toán: không biết cụ thể doanh thu chi phí từng tháng.
2. Tâm lý làm việc luôn “đối phó” với cơ quan thuế. Sau vài năm phải nộp phạt/ hoặc các sai sót mới được phát hiện.
3. Công nợ nhùng nhằng, khó đòi do hồ sơ bị thiếu: giao hàng không ký, công nợ không xác nhận, thanh toán công nợ chồng chéo “đơn nọ gối đơn kia” không tham chiếu với hợp đồng.
4. Phân công phân nhiệm lờ mờ (kế toán không làm đúng công việc của mình), công cụ  “cùi bắp” - chi phí mua phần mềm kế toán tốn kém nhưng không phù hợp với công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp, mua bán hóa đơn, công tác kế toán bị đảo lộn khi thay đổi nhân sự. 
5. Không nhân sự nào dám trả lời số liệu nào là đúng.
6. Rủi ro số liệu.

Tổng kết: Chủ doanh nghiệp cần làm ngay: Tổ chức lại phòng tài chính kế toán, quy định chức năng nhiệm vụ cho từng vị trí. 

Tổ chức bộ phận Tài chính kế toán
Nhân sự: Nên bố trí nhân sự theo số lượng giao dịch phát sinh trong doanh nghiệp: giao dịch bán, giao dịch mua, giao dịch tổng hợp, giao dịch chi tiêu nội bộ. 
Bố trí: Nhân sự tổng phụ trách về mặt số liệu và nghiệp vụ, nhân viên kế toán tổng hợp. Phòng kế toán hướng đến đa nhiệm, có thể thực hiện tất cả các công việc của phòng tài chính kế toán. Trường hợp doanh nghiệp có nghiệp vụ đặc thù về thanh toán, có thể bố trí thêm vị trí nhân viên kế toán tổng hợp thanh toán.

Chức năng nhiệm vụ của phòng Tài chính kế toán:

1. Lập kế hoạch và điều phối việc lập kế hoạch tài chính kinh doanh
2. Quản trị tài chính: Nguồn vốn, tài sản, chi phí

• Xây dựng định mức
• Quản lý các định mức.
• Quản trị công nợ và kiện toàn hoàn thiện hồ sơ công nợ để phối hợp đòi nợ với bộ phận kinh doanh, bộ phận mua hàng khi thanh toán cho nhà cung cấp.

1. Xây dựng quy chuẩn hạch toán và thực hiện hạch toán: tiếp nhận xử lý chứng từ, kiểm soát và hạch toán chứng từ.
2. Kê khai báo cáo thuế và lập báo cáo tài chính, báo cáo tài chính quản trị.
3. Nghiên cứu tham mưu: Nghiên cứu chính sách mới, công nghệ mới phục vụ cho tài chính kế toán, thông tin tín dụng của đối tác, tham mưu cho giám đốc những chính sách tài chính kế toán mới thay đổi.

Mô tả công việc của phòng Tài chính kế toán:
Dựa vào chức năng nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán để xây dựng bản mô tả công việc chi tiết, cụ thể cho từng vị trí. Khi xây dựng mô tả công việc phòng tài chính kế toán cần lưu ý:

1. Rõ ràng, dễ hiểu, dễ nhớ và cần phải học thuộc
2. Khớp với bảng checklist công việc của phòng
3. Mô tả theo vị trí, không theo nhân sự cụ thể
4. Tiêu chuẩn cần phải tuân thủ và áp dụng vào công việc
5. Kiêm nhiệm bắt buộc

Quy chuẩn hạch toán: Thực hiện theo biểu mẫu 3.quychuan_hachtoan_ketoan.doc do Giamdoc.net cung cấp trong khóa học Setup hệ thống tài chính.

Lời khuyên: Sau khi xây dựng quy chuẩn hạch toán xong, hồ sơ chứng từ nào liên đới từ phòng kế toán với phòng ban khác, cần tổ chức đào tạo nội bộ giữa phòng kế toán với phòng ban đó để cùng thống nhất cách nhìn, cách xử lý khi có phát sinh. Chắc chắn công tác tổ chức kế toán tại doanh nghiệp sẽ tốt hơn.

Quản lý chất lượng thông tin:

• Các chứng từ phát sinh phải được hạch toán ngay trong ngày
• Lưu trữ chứng từ theo mã
• Ghim kẹp chứng từ theo bộ hồ sơ
• Chỉ dẫn xử lý khi có sai sót 

Khuyến nghị từ chuyên gia Vũ Long: Ở nhiều công ty, chưa triển khai gì thì nhân sự phụ trách tài chính kế toán đã khẳng định là không thể làm được, là khó khăn này nọ; là không có thời gian...., lời khuyên của tôi là HÃY KIÊN ĐỊNH, những việc nêu trên mới chỉ ở mức độ Basic (Cơ bản). Tuy nhiên nếu triển khai mà giám đốc doanh nghiệp không tuân thủ và không giữ kỷ luật thì triển khai những nội dung trên cũng không giải quyết được việc gì cho doanh nghiệp.

_________________________
Biên tập: Bùi Thúy - Giamdoc.net
Media: Trần Đình Sơn - Bisovina
Kiểm duyệt nội dung: Đỗ Huyền, Bùi Bích Ngọc - Giamdoc.net
Theo bài giảng (video) gốc của Chuyên gia Vũ Long - Giamdoc.net - Khóa Setup công ty và vạn hành kinh doanh bài bản V03 - Setup hệ thống tài chính trên Giamdoc.net

​